Parcursul minighidului de funcționalitate NextUP ERP a fost finalizat. Toate cele 15 episoade – DETALII AICI – au avut drept obiectiv familiarizarea potențialului utilizator cu modul de lucru și cu maniera de abordare a unui soft de tip ERP. Aceste episoade au avut rolul definitoriu de a contura maniera de utilizare a aplicației NextUP ERP în punctele sale esențiale. Aceste materiale nu dețin caracter exhaustiv, ci ghidează pașii celui care dorește să implementeze la nivelul proceselor organizaționale un soft modern, ancordat la principiile de funcționalitate actuale.
După trecerea liniei de sosire, am considerat oportun pentru antreprenori conturarea unui îndrumar recapitulativ care să cuprindă cele mai importante aspecte oglindite de noi în cadrul minighidului de funcționalitate NextUP ERP. În cadrul episodului anterior, am conturat astfel rezumatul primelor 4 episoade – DETALII AICI – care făceau trimitere la aspectele introductive cu privire la utilizarea aplicației, și anume: elemente de intro, configurarea datelor unei companii, importul și exportul de date în/din cadrul aplicației NextUP ERP.
Continuăm îndrumarul recapitulativ cu următoarele aspecte reflectate prin intermediul acestor materiale. Acest îndrumar nu propune doar conturarea celor mai importante aspecte ale episoadelor ci aduce în lumină și o serie de sfaturi legate de cele mai bune practici cu privire la principalele aspecte conturate de către episoadele minighidului.
▶️ Episodul 4. Salarizare în NextUP ERP. Repere importante de care trebuie să ții cont
Cu privire la aspectele legate de salarizare, gestionarea datelor raportat la personalul companiilor este un aspect esențial și cu multiple implicații asupra organizării activității companiei. Aplicația NextUP ERP deține un modul distinct pentru gestionarea aspectelor legate de personalul entității, aspect care permite acoperirea celor mai importante spețe raportat la modificările care survin în structura personalului. Episoadele legate de salarizare oglindesc aspecte punctuale legate de: modul de acces a aplicației NextUP ERP Salarii, particularitatea acestui aspect fiind legată de accesarea acestuia exclusiv în varianta Cloud. Modulul de salarizare permite efectuarea celor mai importante operațiuni cu privire la partea de gestionare a personalului, și anume: definirea și modificarea contractelor, generarea statelor de plată, a pontajelor, a notelor de salarii, a diverselor rapoarte, centralizatoare, arhive precum și a declarației D112. Cel mai important aspect pentru un soft de salarizare este legat de calcularea corectă a obligațiilor fiscale corelate la salariul fiecărui angajat. Discutăm practic despre acuratețea calcului salarial, adică corectitudinea calculului constribuției de asigurări sociale, a contribuției de asigurări sociale de sănătate, a impozitului și a tuturor reținerilor salariale. De asemenea, un alt punct forte este reprezentat de actualizările permanente ale aplicației și conectarea la modificările legislative diverse, complexe și constante.
Pe lângă toate aceste aspecte, un element extrem de important este legat de posibilitatea comunicării permanente cu dezvoltatorul softului. Vor exista o serie de situații în care vei avea nevoie de intervenția directă a acestora pentru soluționarea cu celeritate a unor spețe. Disponibilitatea acestora va face diferența între un soft performant și unul care nu acoperă în totalitate necesitățile utilizatorilor. Așa cum specificam și în cadrul ultimului episod al seriei, NextUP ERP a dezvoltat o serie de instrumente prin care să se asigure că utilizatorul aplicației primește asistență în soluționarea diverselor problematici, în mod direct sau indirect. Un alt punct forte al aplicației de gestiune a personalului este redat de posibilitatea generării rapoartelor. Acestea trebuie să fie intuitive, bine structurate și extrem de clare. De asemenea discutăm și despre posibilitatea integrării cu o serie de alte sisteme care au legătură directă cu aspectele salarizării. Poate fi vorba despre aplicații de pontaj, de gestiune a concediilor medicale, a concediilor de odihnă etc. O astfel de aplicație trebuie de asemenea să acopere cerințele legale raportat la protecția datelor cu caracter personal sau securitatea datelor (GDPR). Nu trebuie să omitem aspectele legate de: performanță, scalabilitate, arhivarea electronică, automatizarea diverselor aspecte din spectrul salarizării, transmiterea automată a documentelor legate de salarii (fluturaș de salariu, cereri de concediu etc.). Toate aceste atribute, alături de multe altele sunt acoperite de către softul de salarizare conceput de echipa NextUP ERP. Unul dintre punctele forte ale aplicației sau un element de diferențialitate esențial este cel legat de funcționarea în cloud a acestui modul. Astfel, utilizatorii autorizați ai sistemului au posibilitatea accesării acestuia indiferent de reperele de timp sau de spațiu.
Cele două episoade care au reflectat aspectele legate de salarizare prin intermediul NextUP ERP au conturat principalele repere de care trebuie să ținem cont pentru a înțelege mecanismele de funcționare a unui astfel de soft. Descrierea manierei de conturare a fiecărui document, raport, poate fi regăsită în cadrul episodului 4.
▶️ Episodul 5-Definirea utilizatorului cu drepturi restricționate. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Un alt aspect semnificativ despre care am discutat pe parcursul minighidului de funcționalitate conturat a fost cel reprezentat de conturarea utilizatorului cu drepturi restricționate de utilizare. Softul NextUP ERP permite acest aspect iar detalierea manierei de definirea a userului cu drepturi limitate în utilizare a făcut subiectul întregului episod 5. De ce este important să definim în cadrul aplicației NextUP ERP un user cu drepturi restricționate? Așa cum am punctat și în cadrul episodului care a avut în centru aspectul importanței definirii unui user cu drepturi clar delimitate, o astfel de funcționalitate a unui soft de gestiune financiar-contabilă este esențială. Semnificația definirii userului cu drepturi clar delimitate sau restricționate provine din responsabilitatea arondată fiecărui utilizator de aplicație. Este indicat să apelăm la această practică atunci când utilizăm un soft de gestiune a datelor financiar-contabile în cadrul companiei.
Iată mai jos câteva rațiuni pentru care recomandăm această practică:
Delimitarea clară a responsabilităților angajaților. Prin definirea userului cu drepturi restricționate poți să delegi mult mai ușor responsabilități între angajați. Astfel, fiecare persoană va gestiona doar anumite aspecte ale afacerii înregistrate în cadrul sistemului fără sa interfereze cu munca altui angajat.
Facilitarea verificării gradului de îndeplinire a sarcinilor arondate. Un alt aspect important este legat de posibilitatea de a urmări mult mai ușor activitatea utilizatorilor. Prin definirea userului cu drepturi limitate acest aspect este mult mai ușor de realizat.
Facilitarea identificării erorilor de prelucrare a datelor. Prin stabilirea utilizatorilor cu drepturi restricționate, poți să controlezi mult mai eficient cine a introduse anumite date eronate și să soluționezi mult mai repede problema.
Creșterea eficienței în utilizare. Prin delimitarea clară a responsabilităților fiecărui angajat-utilizator, vor fi eficientizate procesele de instruire în ceea ce privește utilizarea aplicației, crescând astfel productivitatea muncii.
Prin urmare, definirea userului cu drepturi limitate sau restricționate mai ales în cadrul aplicaților de gestiune financiar-contabilă este un aspect esențial care se traduce în termeni de economie de resurse de timp, eficientizarea muncii anagajtului și control al înregistrărilor efectuate.
▶️ Episodul 6-Conturarea listei de parteneri și actualizarea acesteia prin conectarea la site-ul ANAF. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Un alt aspect despre care am discutat pe parcursul minighidului de funcționalitate este legat de actualizarea datelor partenerilor companiei prin intermediul site-ului ANAF. Este un aspect semnificativ ca lista de parteneri ai afacerii tale, și anume furnizorii și clienții să poată fi actualizată automat, fără a fi necesară modificarea manuală a informațiilor asociate în mod direct acestora. Episodul 6 evidențiază modul în care acestă listă se poate contura prin intermediul aplicației NextUP ERP. Acesta ilustrează modul în care putem să conturăm baza de date a partenerilor companiei noastre alături de maniera în care aceasta se poate actualiza prin conexiunea directă la serverele ANAF. Există de asemenea o serie de opțiuni care permit actualizarea personalizată a bazei de date care face trimitere la furnizorii și clienții companiei tale.
▶️ Episodul 7-Nomenclatoare. Posturi și Persoane. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Episodul 7 din cadrul minighidului de funcționalitate NextUP ERP a reliefat aspecte legate de Nomenclatoare. Posturi și Persoane. Secțiunea Posturi face referire la o serie de aspecte relaționate îndeosebi la noțiunea de cheltuială și venit. Astfel, subsecțiunea Posturi cuprinde aspecte legate de cod, denumire, venit, cheltuială, cont cheltuială servicii, cont venit servicii, tip, opțiune TVA și cota TVA. Subsecțiunea Persoane cuprinde alte două subsecțiuni care fac trimitere la Angajați și Persoane. Subsecțiunea Persoane centralizează datele tuturor persoanelor care sunt menționate în cadrul programului. Subsecțiunea Angajați cuprinde salariații entității definită în cadrul secțiunii Parametrizare, Societate. Cele două aspecte oglindite de către meniul Nomenclatoare raportat la Posturi și Persoane fac trimitere la o serie de aspecte legate de elemente de amortizare, cheltuieli, venituri, asigurări, amenzi, comisioane, mijloace fixe, obiecte de inventar etc. Submeniul Persoane cuprinde aspecte legate de Persoane, Agenți, Angajați, Reprezentanți facturare și Legături. Atunci când discutăm despre aspectele legate de Persoane, gestionate prin intermediul NextUP ERP, ne referim la agenți sau entități care reprezintă societatea în relație cu partenerii, la angajați care reprezintă persoanele angajate în cadrul entității definite în secțiunea Parametrizare, la reprezentanții facturării care fac referire la persoanele care pot aviza o factură de vânzare sau un aviz de expediție, acesta trebuie să aibă în mod obligatoriu asociat un cont de utilizator în cadrul programului. Între aceste persoane se pot contura anumite legături în cadrul aplicației, cu ajutorul opțiunii Legături, de genul Utilizator>Agent>Reprezentant facturare.
Acestea sunt câteva aspecte sau repere reamintite cu privire la elementele prezentate în cadrul episodului 4, 5, 6 și 7 – DETALII SI AICI. Informațiile cu privire la salarizare, definirea userului cu drepturi restricționate, conturarea listei de parteneri și actualizatea acesteia prin intermediul site-ului ANAF și aspectele legate de Posturi și de Persoane sunt amplu detaliate în cadrul episoadelor care conturează aceste problematici.
Acest mic îndrumar recapitulativ are ca obiectiv principal conturarea câtorva repere principale din cadrul minighidului de funcționalitate detaliat pe larg de-a lungul celor 15 episoade.
Referințe principale de informare – Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
