Dupa cum orice contabil stie, documentele justificative financiar-contabile trebuie să cuprindă o serie de elemente prin care să se permită identificarea exactă a tipului documentului, a numărului şi datei întocmirii acestuia, a caracteristicilor operaţiunii economico-financiare consemnate şi ale operatorilor economici care le întocmesc.
Conţinutul documentelor justificative financiar-contabile
1. Persoanele fizice trebuie să indice, în mod explicit, numele, prenumele şi adresa în documentele pe care le întocmesc.
Documentele emise de către o societate comercială trebuie să menţioneze în cuprinsul acestora şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social .
2. Factura se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu prevederile Codului Fiscal. Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului Fiscal şi ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaţiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.
3. Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice reglementează regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri sau servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, care au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor legii contabilităţii, doar dacă îndeplinesc condiţiile prevăzute de legea sus-menţionată, în caz contrar acestea neputând sta la baza înregistrărilor din contabilitate.
4. În condiţiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată potrivit Ordonanţei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, republicată, unităţile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obţinute de la terţi, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectării corespondenţei conturilor şi exactităţii sumelor înregistrate.
Registrele de contabilitate şi formularele financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi necesităţile operatorilor economici, de aceea, potrivit noilor reglementări, aceştia pot stabili norme proprii de întocmire şi utilizare a acestora, cu condiţia ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.
5. Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziţii, spre exemplu produsele agricole achiziţionate de la producătorii individuali, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, cum sunt zidarii, tâmplarii, croitorii, frizerii şi alte categorii socio-profesionale care îşi pot desfăşura activitatea în baza calităţii de persoane fizice autorizate, trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop, şi documentul prin care se face dovada plăţii, respectiv dispoziţia de plată/încasare, ordinul de plată, extrasul de cont bancar etc. pentru a fi înregistrate în contabilitate.
Regimul intern de numerotare a formularelor financiar-contabile
În cazul numerotării formularelor financiar-contabile, noua reglementare prevede că operatorii economici vor asigura un regim intern de numerotare, astfel:
– persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;
– fiecare formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial/secvenţială, stabilit de societate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
– operatorii economici vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere sau serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.
Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse
În situaţia în care operatorul economic a pierdut un document care a fost întocmit într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit şi stă la baza înregistrărilor în contabilitate. Atunci când prin reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă unitate, la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.
În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse. Duplicatul poate fi o factură nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi, pe care să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială sau o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ştampila societăţii şi să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială.
Arhivarea şi păstrarea registrelor şi a documentelor financiar-contabile
În ceea ce priveşte arhivarea şi păstrarea registrelor şi a documentelor financiar-contabile sunt prevăzute câteva excepţii de la termenele consacrate de păstrare a acestora, astfel:
– facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în conformitate cu prevederile Codului Fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut de acesta. Astfel, se prevede că, persoana impozabilă trebuie să păstreze o situaţie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustării taxei deductibile, care să permită controlul taxei deductibile şi al ajustărilor efectuate. Această situaţie trebuie păstrată pe o perioadă care începe în momentul la care taxa aferentă achiziţiei bunului de capital devine exigibilă şi se încheie la 5 ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte înregistrări, documente şi jurnale privind bunurile de capital trebuie păstrate pentru aceeaşi perioadă;
– documentele prevăzute în Anexa nr. 4 din OMEFP nr. 3.512/2008 privind documentele finaciar-contabile, se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare;
– documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.
Baza legală – Ordinul ministrului Economiei şi Finanţelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870/2008 – si informatii via – finantevalcea.ro
