Contabilitatea în partidă dublă prezintă o serie de specificități transpuse și la nivelul sistemului informatic de gestiune al companiei. Este vital ca acestea să fie reprezentate corect și complet atunci când vine vorba despre evidența financiar-contabilă a unei companii. În acest sens, companiile trebuie să selecteze cele mai potrivite sisteme de evidență financiar-contabilă. Trendul tot mai frecvent conturat printre aceste entități este legat spre utilizarea unor aplicații complexe, de tipul ERP. Utilizarea corectă a acestor tipuri de aplicații informatice este un element esențial. Totodată, reprezintă și o provocare majoră pentru potențialii utilizatori ai acestora. Unul dintre cele mai relevante instrumente prin intermediul căruia putem gestiona această provocare majoră este redat de cunoașterea în prealabil a softului pe care urmează să îl implementăm.
Prin intermediul acestui minighid de funcționalitate care explorează fiecare funcție a aplicației NextUP ERP, venim în sprijinul real al antreprenorilor care doresc implementarea unei soluții complexe din sfera ERP. Volumul I a adus sub lumina reflectoarelor maniera de utilizare a programului din perspectiva contabilității în partidă simplă sau a contabilității liberale. Cel de-al doilea volum al minighidului de funcționalitate explorează latura contabilității în partidă dublă. Aspectele sunt multiple iar nuanțele sunt complexe, motiv pentru care o ilustrare completă a manierei de funcționare a aplicației este un aspect benefic pentru orice potențial utilizator – LINK.
Primul episod din cadrul acestui volum oglindește aspectele legate de Nomenclatoare, și anume parametrizarea unei societăți alături de meniul Parteneri. Pentru a avea o imagine cât mai complexă cu privire la aceste aspecte, am exemplificat elementele adicente celor deja discutate în cadrul primului volum al minighidului de funcționalitate. Vom continua aspectele deja puse sub lupa exemplificării cu explorarea altor secțiuni din cadrul aplicației.
Aspecte complementare legate de secțiunea Articole
Așa cum menționam, vom realiza o analiză comparativă a aspectelor explorate deja în cadrul primului volum și vom ilustra aspectele adiacente sau complementare acestora. În ceea ce privește meniul Articole, acesta apare doar în cazul contabilității în partidă dublă, fiind absent în contabilitatea liberală. Astfel, în cadrul acestui meniu identificăm aspecte legate de: Articole, Unități de măsură, Categorii articole, Șabloane articole, Taxe, Loturi, Conturi deductibilitate, Management etichete, Discounturi, Centre de cost implicite, Stocabile lipsa în DVI-Conturi.
Articolele sunt reprezentate de elementele principale tranzacționate de către societate. Articolele definite în cadrul aplicației nu se referă doar la elemente stocabile ci acestea pot fi reprezentate și de servicii.
În legătură cu meniul Articole, regăsim o serie de alte funcționalități principale ale acestuia. Este vorba despre aspectele legate de duplicarea informațiilor, prețurile de vânzare, șabloane depozite, stoc, actualizare informații și export de date.
Opțiunea de dublare a informațiilor se realizează prin intermediul acționării butonului Duplicare. În căsuța legată de Duplicare, vor apărea informații cu privire la General, Prețuri, Setări Stocuri, Furnizori, Centre de cost, Informații adiționale.
Secțiunea General cuprinde, pe lângă elementele principale definite și în fereastra inițială, și aspectele legate de cod NC și cod CPV. În tabul prețuri regăsim aspecte legate de valoarea ultimului preț de cumpărare, valoarea ultimul preț alături de taxele aferente, valoarea utimului preț de vânzare, adaos comercial etc.
La partea de Setări stocuri, regăsim aspecte legate de Stoc minim implicit pe depozite, Stoc optim implicit pe depozite, Interval optim de aprovizionare, Rulaje medii cantitative, Detalii stocuri pe depozite etc.
Articolul introdus poate fi asociat unui furnizor din tabul Furnizori, existând posibilitatea de a defini cantitatea minimă și maximă de livrare precum și numărul de zile de livrare. De asemenea, există și posibilitatea de inserare a comentariilor, de exemplu, pentru articolul introdus am adăugat: In condiții obiective și clar delimitate, cantitatea minimă și maximă a stocului pot fi modificate.
Un alt aspect distinct este legat de definirea centrelor de cost pentru articolul selectat. Astfel, pentru fiecare articol identificat poate să fie atribuit un centru de cost, care poate fi organizat funcție de depozit. Ultimele aspecte sunt legate de Informații adiționale.
Datele prelucrate în cadrul secțiunii Articole pot fi exportate în format Excel, aspect care permite analiza detaliată a acestora funcție de intențiile utilizatorului. Următoarele aspecte din meniul Articole fac referire la unitățile de măsură asociate acestora. Astfel, fiecare articol definit în baza de date va avea asociată o anumită unitate de măsură.
Un alt aspect important pentru definirea articolelor este legat de posibilitatea de a le încadra la anumite categorii. Fiecărui articol îi poate fi corelată o singură categorie. Definirea unei categorii noi se realizează din Nomenclatoul Categorii articole. Introducem manual categoriile iar aplicația va memora toate informațiile din listă.
În cazul Șabloanelor articolelor, discutăm despre predefinirea unor articole la care se asociată conturile contabile. Funcție de această listă predefinită aplicația va identifica conturile contabile asociate articolelor.
Următoarea funcționalitate a meniului Articole, face referire la Taxe. Acestea sunt corelate articolelor care fac obiectul unor facturi externe. Definirea tipului de taxă de către utilizator are loc în partea stângă a tabelului unde indentificăm denumirea acesteia, tipul, maniera de aplicare și contul aferent.
Submeniul Loturi oferă accesul utilizatorului la loturile recepționate. În cadrul acestei ferestre pot fi adăugate articolele care au bifată opțiunea de urmărire pe loturi din cadrul Submeniului Articole, opțiunea Urmărire loturi. În situația în care nu există articole urmărite prin intermediul loturilor, atunci nu este nevoie de completarea acestei secțiuni. Următoarea secțiune din cadrul meniului de Articole se referă la Conturi deductibilitate. Prin intermediul acestei funcționalități, sunt stabilite conturile în care se înregistrează TVA-ul aferent cheltuielilor deductibile cules din diverse operațiuni. Lista cheltuielilor deductibile se corelează la toate modificări fiscale lansate prin intermediul Codului Fiscal.
Astfel, articolul 25 din cadrul Codului Fiscal reglementează aspectele legate de atributul deductibilității cheltuielilor. Deci, în definirea listei cu aceste tipuri de cheltuieli trebuie să ținem cont doar de acele tipuri de cheltuieli cu deductibilitate integrală sau parțială. De exemplu, cheltuielile de protocol sunt deductibile în limita unui procent de 2% aplicată asupra profitului contabil la care adăugăm cheltuielile cu impozitul pe profit și cele de protocol. De asemenea, putem discuta și despre cheltuielile sociale care sunt deductibile în limita unui procent de 5% aplicat asupra unor anumitor tipuri de cheltuieli cu salariile personalului.
Un alt aspect interesant din meniul Articole este redat de Managementul etichetelor. Acest aspect face referire la utilizarea sistemelor informatizate pentru a optimiza stocuri și pentru a asigura conformitatea legală prin soluții digitale. Atunci când acționăm butonul Adaugă în cadrul secțiunii Managementul etichetelor, este solicitată adăugarea unui Raport, deci practic, intrarea datelor este de tip fișier.
Următorul aspect din cadrul meniului Articole, face referire la aspectul legat de Discounturi. În cadrul acestui tab regăsim toate discounturile create în aplicație. Pentru a crea un discount, din submeniul Discounturi se apasă butonul adaugă. În lista Tip discount E-factura regăsim mai multe tipuri de reduceri care pot fi acordate, și anume: bonus pentru finalizarea lucrărilor înainte de termen, reducere acordată de producător consumatorului, discount oferit datorită unei erori de producție, discount oferit datorită deschiderii unui nou magazin, discount pentru mostră, discount pentru un produs la sfârșit de gamă, deducere pentru depășirea volumului de vânzare, discount pe termen lung, discount temporar, discount standard etc.
Se alege apoi perioada de valabilitate a bonusului și se configurează o serie de setări legate de: aplicare, tip discount și modalitate de aplicare, grupare. De asemenea, un aspect important este legat de alegerea documentului asupra căruia se aplică discountul. Acesta se poate aplica asupra ofertei, comandă de vânzare, factura, aviz de expediție, proforma, bon fiscal. Acesta se poate aplica automat la emiterea documentului sau manual, introdus la momentul întocmirii documentului de către utilizator.
Centrele de cost implicite, următoarea funcționalitate a meniului Articole, permite asocierea centrelor de cost cu un anumit articol, fie pe un anumit depozit, fie pe toate depozitele.
Ultimul aspect din cadrul meniului Articole, Stocare lipsă în DVI-Conturi. Prin intermediul acestei funcționalități, există posibilitatea setării conturilor pentru articolele constatate lipsă la recepția mărfii, care vor apărea în notele contabile generate după momentul înregistrării facturilor de cumpărare externe.
Acestea sunt aspectele care definesc meniul Articole din cadrul aplicației NextUP ERP, 11 funcționalități principale ce contribuie substanțial la satisfacerea celor mai exigente cerințe informaționale ale utilizatorilor cu privire la tot ceea ce presupune secțiunea Articole.
Referințe principale de informare. Sursa – Aplicația NextUP ERP.
