Călătoria explorării pragmatice sau practice a unei aplicații complexe de gestiune a datelor companiei moderne nu are un punct de finish foarte bine delimitat. Datorită dinamicității sale și a capacității de a se plia pe o serie de necesități de informare ale companiei, mereu vor apărea o serie de nuanțe care necesită să fie aduse punctual sub lumina reflectoarelor. Caracterul complex al mediului de business actual necesită modificarea manierei de raportare la schimbare. De aceea, pentru a ține ritmul modificărilor, furnizorii de soluții digitale trebuie să se plieze permanent pe alte și alte cerințe de informare. Își vor menține cu adevărat relevanța, cei care reușesc să navigheze eficient toate aceste modificări.
Contribuabilii sau companiile trebuie să identifice cele mai eficiente instrumente care să satisfacă cele mai pretențioase cerințe de informare. Este o reală provocare pentru fiecare companie în parte. Una dintre soluțiile digitale în trend la ora actuală atunci când discutăm despre informatizare este legată de implementarea unei soluții de tip ERP. Pe parcursul primului volum al miniseriei am contrastat adesea semnificația acestei soluții și apanajul ei la nivelul proceselor organizaționale. Soluția potrivită pentru afacerea ta recomandată și explorată de noi a fost reprezentată de softului proiectat de către echipa NextUP.
Volumul I al minighidului de funcționalitate NextUP ERP a avut drept obiectiv principal introducerea potențialului utilizator în universul unui soft de gestiune a datelor financiar-contabile de tipul ERP – DETALII AICI. Am discutat astfel punctual, în manieră pragmatică, pe parcursul a 16 episoade, despre organizarea evidenței contabilității liberale a unei activități derulate de către un contribuabil. Fiecare dintre aceste episoade au conturat fundamentul pentru ceea ce reprezintă îndrumarea unui antreprenor spre alegerea soluției NextUP ERP atunci când vine vorba despre gestiunea financiar-contabilă a unei companii și nu numai.
Continuăm minighidul de funcționalitate, prin conturarea celui de-al doilea volum de materiale practice. În această manieră, vom configura o nouă companie pe care o vom utiliza drept pilon principal de explorare a funcțiilor complexe ale softului NextUP ERP.
Dacă te întrebi care sunt principalele rațiuni pentru care recomandăm cunoașterea manierei de funcționare a unui soft de tip ERP înaintea adoptării efective a acestuia la nivelul companiei tale, iată mai jos câteva dintre aceste motive:
A vizualiza concret modul de operare a unui astfel de soft te ajută să identifici gradul de identificare a afacerii tale cu operațiunile derulate;
Explorarea concretă a unui îndrumar de aplicabilitate te ajută să identifici concret funcționalitățile de care ai nevoie pentru acoperirea cerințelor de informare la nivelul afacerii derulate;
Familiarizarea cu un soft de gestiune a datelor unei companii înainte de a realiza tranziția către o astfel de soluție îți va oferi siguranță, control și claritate în implementare. Acest aspect este extrem de important pentru asigurarea unui proces de preimplementare riguros.
Aceste 3 motive alături de altele adaptate la specificul activității tale se pot dovedi un fundament solid pentru adaptarea celei mai potrivite soluții software.
Recomandarea noastră în ceea ce privește o soluție informatică integrată complexă pentru afacerea ta este NextUP ERP. Motivele pentru a alege acest soft sunt multiple. Putem să reamintim unele dintre acestea:
Economie de timp și de resurse pe fondul complexității activităților economice specifice companiei moderne;
Sistem complex care facilitează munca depusă pentru obținerea gradului de conformitate fiscală și legală în cadrul companiilor și pentru sprijinul real al proceselor manageriale;
Costuri adaptate la necesitățile informaționale specifice companiei tale;
Flexibilitate și capacitatea de adaptare a funcțiilor la nevoile interne ale companiei tale;
Obții control asupra datelor generate de compania ta;
Comunicarea constantă a echipei de implementare cu personalul companiei care realizează tranziția spre acest sistem;
Sistem care ține ritmul cu modificările legislative, un aspect esențial într-un mediu economic definit de modificări legislative recurente;
Disponibilitatea furnizorului de soluții digitale pentru soluționarea diverselor probleme apărute în utilizare;
Gestionarea cu rigurozitate a procesului de implementare;
Abordare orientată spre client atestată de către aceștia și suport permanent pentru procesul de implementare și utilizare a sistemului.
Acestea ar fi doar câteva rațiuni pentru care clienții actuali ai soluției digitale NextUP recomandă tranziția companiilor spre acest tip de soft.
Mai presus de alte rațiuni atestate în manieră directă de către utilizatorii sistemului, acesta te ajută să menții relavanța afacerii tale într-o lume dominată de ritmicitate permanentă din punct de vedere digital.
Așa cum menționam anterior, primul volum al seriei ghidului de funcționalitate a adus în atenția potențialilor utilizatori modul de funcționare a softului sub aspectele sale esențiale. Am discutat astfel despre configurarea datelor unei societăți în modul contabilitate liberală, importul și exportul de date, salarizarea și definirea userului cu drepturi restricționate, nomenclatoare, centrele de cost, culegerea de date, prelucrări și rapoarte din sfera financiar-contabilă și de management.
Volumul II al minighidului de funcționalitate vizează alte aspecte complexe din sfera aplicabilității aspectelor financiar-contabile ale companiei. În acest sens, vom configura o nouă societate care va trece prin toate înregistrările contabile specifice contabilității în partidă dublă.
1. Configurarea datelor societății
În vederea exemplificării operațiunilor financiar-contabile specifice, vom configura o societate fictivă cu denumirea Smart Business SRL. Compania activează în domeniul producției și comercializării produselor de patiserie și a prăjiturilor, conform codului CAEN 1071 Fabricarea pâinii; fabricarea prăjiturilor și a produselor proaspete de patiserie.
A. Date societate. Vom completa cu aspecte legate de numele societății, codul de identificare fiscală, codul CAEN, numărul de înregistrare în Registrul Comerțului, adresa sediului social etc.
B. Parametri generali. În această secțiune vom defini aspecte legate de documente, contabilitate, aparat fiscal și diverse. Modificările realizate în plus față de cele generale au fost redate de: numărul de zecimale la afișarea valorilor pe documente, afișarea datei tipăririi pe rapoarte, închidere TVA lunar, preluarea numărului documentului în explicație notă contabilă.
C. Definirea punctelor de lucru. Punctele de lucru fac referire la locații secundare în care o companie își poate derula activitatea. Dacă dorim să adăugăm puncte de lucru, vom accesa secțiunea Nomenclatoare, Societate, puncte de lucru. În cadrul secțiunii Parametrizare vom vizualiza punctele de lucru predefinite. Ulterior definirii punctului de lucru în cadrul secțiunii Punct de lucru, acestea vor putea fi vizualizate în secțiunea Parametrizare.
D. Setări stocuri
Discutăm astfel despre metoda descărcării stocurilor, care poate fi FIFO, LIFO sau CMP (costul mediu ponderat). Vom alege metoda FIFO fiind una dintre cele mai avantajoase metode pentru managementul stocurilor raportat la obiectul de activitate a companiei conturate. Vom activa opțiunea de afișare a stocului minim, celelalte opțiuni fiind inactive.
Celelalte secțiuni rapoartate la TVA cotă și opțiuni, Setări conturi implicite, Trezorerie rămân neschimbate.
2. Serii documente
Unul dintre aspectele importante care trebuie avute în vedere la începutul unui an calendaristic este legat de atribuirea seriilor de numere documentelor utilizate în cadrul departamentului financiar-contabil. În cadrul NextuERP acest aspect se realizează din meniul Nomenclatoare, Serii documente. Acestea pot rămâne așa cum sunt predefinite în cadrul sistemului sau pot fi modificate.
De asemenea, documentele pot fi asociate cu punctele de lucru, agenți, depozite etc.
În cadrul aplicației pot fi definite și depozite din cadrul modului Nomenclatoare, Societate, Depozite. Un exemplu privind maniera de configurare a unui depozit poate fi vizualizat mai jos:
Aceastea reprezintă câteva aspecte principale legate de maniera de configurare a unei societăți în cadrul aplicației NextUP ERP, pentru varianta dedicată companiilor care organizează contabilitatea în partidă dublă. În cadrul episoadelor următoare vom explora aspectele distincte legate de gestionarea activității financiar-contabile prin intermediul acestei aplicații, acele aspecte care nu au făcut subiectul primului volum.
Referințe principale de informare – Aplicația NextUP ERP.
