Unul dintre cele mai importante aspecte pentru fundamentarea deciziei de tranziție a afacerii tale la sisteme informatice moderne este reprezentat de cunoașterea în prealabil a manierei de funcționare a acestuia. Deși extrem de importantă și cu un impact real pozitiv asupra unui proces de implementare a soluțiilor software la nivelul companiilor, totuși, această practică nu este foarte des întâlnită în rândul companiilor dezvoltatoare de produse informatice.
Adică, cei mai mulți dezvoltatori de astfel de aplicații oferă posibilitatea de a utiliza un potențial soft doar la nivel demonstrativ, sau în versiunea demo. Având în vedere aceste aspecte, noi venim în sprijinul real al antreprenorului prin adresarea efectivă a nevoii de cunoaștere a softului prin conturarea unor materiale concrete care să te ghideze real potențialul utilizator în utilizarea softului NextUP ERP.
Continuăm cel de-al doilea volum al minighidului de funcționalitate cu alte exemplificări din sfera aplicabilității softului NextUP ERP. Astfel exemplificăm modul de evidențiere în contabilitate a operațiunilor specifice unei companii care organizează contabilitatea în partidă dublă.
1. Parteneri. Eficientizarea modului de comunicare
În cadrul primului volum am exemplificat maniera de configurare a listei de parteneri. În interfața contabilitate liberală, meniul Parteneri cuprindea aspecte legate de Parteneri, Șabloane parteneri și Categorii parteneri.
În plus, pentru contabilitatea în partidă dublă întâlnim la secțiunea Parteneri, Grupe, Domenii de activitate, Liste de prețuri, Comunicare.
Grupele de parteneri permit organizarea acestora funcție de criterii comune. De exemplu, putem să grupăm partenerii care aparțin aceluiași holding.
De asemenea, aceștia pot fi identificați și funcție de domeniile de activitate.
În cadrul meniului Nomenclatoare, Liste de prețuri se pot configura listele de prețuri care fac obiectul corelării cu fișele de clienți. Înainte de a opera însă lista de prețuri, este necesar să adăugăm articolele. Maniera de configurare a acestora va fi evidențiată ulterior.
Astfel, lista prețurilor și cea a articolelor poate fi vizualizată în cele ce urmează:
Un aspect distinct în ceea ce privește gestiunea partenerilor este legat de meniul Comunicare. Astfel, identificăm aspecte legate de Setări SMS, Setări Email, Documente scanate, Istoric mesaje expediate și Texte. Privitor la setări SMS, prin intermediul acestei funcționalități putem înștiința partenerul cu privire la documentele emise sau cu privire la întârzierea la plată. Funcționarea acestei facilități presupune existența unui cont cu un număr de SMS. Acest lucru se poate realiza prin conectarea web2sms.ro prin intermediul căruia se obține un username și o parolă.
O altă modalitate de comunicare este prin intermediul e-mailului partenerului. Astfel, aceștia pot fi informați asupra emiterii unor noi documente și prin această modalitate. Utilizatorul trebuie să aibă instalată aplicația Outlook sau un server de e-mail. În cazul în care se folosește un server de e-mail, atunci trebuie configurate adresele de e-mail, userul și parola.
Prin acționarea butonului Testează, se va realiza o verificare a adreselor de e-mail și se va trimite un mesaj la adresa specificată cu un conținut legat de testarea setărilor. În cadrul secțiunii Setări parteneri pentru expedierea de mesaje identificăm următoarele aspecte principale: denumirea partenerului, numărul de telefon pentru expedierea mesajului și șablonul efectiv al acestuia.
Toate informațiile vor apărea în Setări SMS parteneri.
Setările specifice comunicării prin e-mail cu partenerii sunt ilustrate mai jos:
În ceea ce privește partea de înștiințare a emiterii unei facturi, lucrurile sunt simplificate la momentul actual de către paradigma RO e-factura. În sensul în care fiecare contribuabil este responsabil cu privire la transmiterea în cadrul platformei a facturilor și verificarea primirii facturilor emise de către parteneri. Acest aspect este facilitat de un soft de gestiune a facturării care permite descărcarea automată a documentelor și avertizării netransmiterii documentelor emise ori a apariției anumitor erori la încărcarea documentelor. Totuși, un mesaj transmis direct către partener privind emiterea unui facturi poate fi un aspect pozitiv pentru buna gestionare a facturării.
Un alt aspect legat de comunicarea cu partenerii este raportat la posibilitatea de avertizare a acestora cu privire la documentele scadente sau a căror perioadă de plată a fost depășită. Astfel, tot din cadrul meniului Parteneri, Documente scadente, putem să transmitem automat documentele restante pentru mai mulți parteneri.
Prin acționarea butonului Reîncarcă, vor fi afișate documentele restante care vor putea fi transmise prin intermediul adresei de e-mail către parteneri.
Un aspect important atunci când discutăm despre comunicarea dintre companie și parteneri, este legat de păstrarea unui istoric privind transmiterea mesajelor. Prin intermediul meniului Parteneri putem să vizualizăm lista mesajelor expediate către aceștia.
Există de asemenea anumite șabloane pentru texte standard pregătite pentru trimiterea mesajelor și care pot fi modificate după preferințele utilizatorilor.
În situația în care se dorește modificarea șablonului de text, se acționeaza butonul Adaugă și se compune mesajul care se dorește a fi transmis către partener. De exemplu, putem să compunem un mesaj prin care să solicităm partenerului verificarea platformei RO e-factura ca urmare a încărcării documentului în platformă.
Acestea sunt aspectele legate de Parteneri, adiacente celor explorate deja în primul volum al minighidului de funcționalitate. Aspectele specifice sunt legate de partea de Comunicare cu partenerii. Practic, este un aspect deosebit de important pentru eficientizarea modului de lucru și pentru optimizarea permanentă a relației cu aceștia.
Referințe principale de informare – Aplicația NextUP ERP.
