Imaginează-ți că te afli la finele unei perioade de referință din punct de vedere a activității derulate de către compania ta. Pentru a-ți contura tabloul de bord și a actualiza indicii de performanță ai nevoie de o serie de rapoarte. Timpul investit de către factorii decizionali ai companiei sau persoanele responsabile de centralizarea informațiilor poate fi unul considerabil. Multe documente text, o mulțime de foi de calcul în Excel, tabele și mail-uri care trebuie conturate într-un tot unitar în așa fel încât informația să dobândească relevanța dorită. Deja pare un proces destul de istovitor.
Într-o lume antreprenorială în care singura constantă este schimbarea iar informațiile pe care se fundamentează schimbarea uneori se cer instant, identificarea celor mai eficiente soluții de conturare a diverselor rapoarte este primordială. Nu ne mai putem baza pe instrumente învechite care nu au rezonanță practică la acest moment în spațiul de afaceri. Volumul foarte de mare de informații care trebuie gestionat de către orice companie modernă nu mai lasă loc de astfel de instrumente sau metode depășite din punct de vedere a tehnicii utilizate.
Varietatea softwarelor de gestiune a activității companiei pune în reală dificultate factorii decizionali ai afacerii atunci când vine vorba despre alegerea celei mai potrivite aplicații. O aplicație potrivită este un program de gestiune care satisface cerințele de informare ale utilizatorilor interni sau deopotrivă, externi atunci când discutăm despre informațiile financiar-contabile și fiscale. Totodată, deținătorii de afaceri trebuie să proiecteze nevoile informaționale interne asupra aplicației informatice de gestiune a datelor companiei.
Și dacă într-un mediu conturat de cerințe informaționale tot mai ,,pretențioase”, încă nu ești pe deplin convins de necesitatea și indispensabilitatea unui soft performant, iată mai jos 5 motive pentru care nu mai trebuie să amâni adoptarea acestei decizii:
1. Un soft de gestiune a datelor companiei tale te ajută să ții ,,în ordine” operațiunile desfășurate;
2. Economisești timp prețios și câștigi resurse valoroase. Posibilitatea de automatizare a sarcinilor oferă spațiu pentru conturarea aspectelor legate de analiza datelor, realizarea sau conturarea de rapoarte esențiale pentru fundamentarea deciziilor;
3. Ai posibilitatea de a-ți customiza aplicația funcție de nevoile proprii de informare și necesitățile particularizate de raportare;
4. Reducerea numărului de greșeli umane, ceea ce determină creșterea acurateței datelor prelucrate prin intermediul softului;
5. Tabloul de bord al afacerii tale se află la un singur click distanță. Cu alte cuvinte, aplicația de gestiune a datelor îți oferă posibilitatea de a contura rapoartele de care ai nevoie pentru a susține decizia managerială în timp oportun.
Acestea ar fi 5 cele mai comune motive pentru care ar trebui să nu mai amâni decizia adoptării în cadrul companiei tale a unui soft de gestiune a datelor financiar-contabile și nu numai. Recomandarea noastră în acest sens este legată de adoptarea la nivelul proceselor interne a aplicației NextUP ERP care înglobează toate atributele descrise mai sus.
Demersul explorării manierei de funcționare a aplicației NextUP ERP și a modului în care aceasta impactează activitatea derulată de către compania ta a fost reflectat prin intermediul celor 14 episoade din seria Minighid de funcționalitate NextUP ERP. Astfel, cele 14 repere esențiale – DETALII AICI – ajută potențialul antreprenor să se poziționeze corect față de decizia de adoptare a unui astfel de soft la nivelul afacerii derulate. Dacă încă nu ai parcurs materialele anterioare și dorești să ai o imagine asupra aspectelor evidențiate în cadrul acestora, te invităm să urmărești aspectele prezentate mai jos care te vor ajuta să reperezi câteva elemente din minighidul de funcționalitate al aplicației NextUP ERP.
Pragmatic, minighidul de funcționalitate NextUP ERP reperează o serie de aspecte din sfera practicii afacerilor în materie de oglindire a operațiunilor legate de: importul și exportul de date, operațiunea de intrare sau ieșire a datelor în cadrul aplicației NextUP ERP. Povestea începe cu maniera de configurare a datelor unei companii prin intermediul acestui soft de gestiune. Discutăm apoi despre maniera de configurare a salariilor în cadrul unui astfel de soft de gestiune a datelor. Introducerea unei facturi reprezintă de asemenea un aspect redundant a activității afacerilor, corectitudinea realizării operațiunii fiind deosebit de importantă pentru asigurarea conformității fiscale și legale a companiei tale. Aspectul înregistrării încasărilor și a plăților prin intermediul aplicației NextUP ERP este un element important cu implicații asupra deducerii sau colectării de taxă pe valoare adăugată, dacă discutăm despre o persoană juridică ce aplică sistemul TVA la încasare. Aspectele colectării și deducerii de TVA reprezintă focusul principal al episodului 12 din cadrul minighidului de funcționalitate. Ulterior, punctăm aspecte legate de marcarea documentelor prin intermediul sistemului. De asemenea, punctăm aspecte legate de una dintre cele mai importante laturi a fenomenului financiar-contabil, și anume raportarea. Aceasta vine ca o rezultantă a prelucrării datelor prin intermediul softului de gestiune și contribuie la sistematizarea informațiilor care reflectă activitatea desfășurată de companie pe parcursul perioadelor de timp bine definite.
Așadar, pornind de la importul de date și configurarea datelor unei societăți la nivelul aplicației NextUP ERP ca prime repere în utilizarea aplicației și ajungând la punctul conturării rapoartelor ca reper final al procesului financiar-contabil, softul care face subiectul principal al minighidului de funcționalitate asistă eficient și oportun toate operațiunilor realizate în această sferă.
În cele ce urmează vom continua câteva aspecte din sfera rapoartelor. Vom discuta așadar despre Fișa de operațiuni diverse. Pentru a pătrunde în universul acestui raport, vom evidenția câteva aspecte conceptuale sau teoretice oglindite de către actele normative raportat la fișa de operațiuni diverse.
Fișa de operațiuni diverse
Fișa de cont pentru operațiuni diverse este utilizată în contabilitatea analitică. Fișa de cont poate fi înlocuită cu Registrul Cartea Mare și viceversa, Registrul Cartea Mare poate ține locul Fișei de cont. Acesta este un document care poate fi generat atât în lei cât și în valută.
Fișa de cont pentru operațiuni diverse este utilizată pentru:
Ținerea contabilității analitice a conturilor de clienți, furnizori, creditori etc.;
Ținerea contabilității sintetice cu privire la operațiunile economico-financiare.
Dacă utilizăm fișa de cont pentru operațiuni diverse pentru conturarea imaginii operațiunilor contabile la nivel sintetic, atunci trebuie să ținem cont de câteva aspecte. În acest caz, fișele de cont se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul I care nu se desfășoară pe conturi sintetice de gradul II, precum și pentru conturile de gradul II prevăzute în planul de conturi aplicabil.
Maniera de completare a documentului:
• se completează la începutul exercițiului financiar pe baza soldurilor din exercițiul financiar precedent;
• se completează în cursul exercițiului financiar, pe baza documentelor justificative referitoare la operațiunile intervenite.
La sfârșitul fiecărei perioade, în cadrul fișelor analitice se totalizează rulajele pe perioada respectivă și cumulat de la începutul anului, în vederea întocmirii balanței de verificare a conturilor analitice sau a situațiilor de conturi. În cadrul fișelor de cont sintetic se face totalul cumulat al rulajului pe cele două elemente ale contului, debit și credit. De asemenea, se stabilește soldul contului care stă la baza întocmirii balanței de verificare sintetice. Printre principalele elemente ale fișei de cont identificăm:
denumirea companiei care întocmește documentul;
denumirea documentului Fișa de cont pentru operațiuni diverse;
simbol cont, pagina;
data, documentul (fel și număr);
explicații, simbol cont corespondent;
debit, credit, D/C;
sold.
Acestea sunt câteva aspecte teoretice legate de fișa de cont pentru operațiuni diverse.
Acestea reprezintă câteva aspecte teorectice sau un background conceptual de care trebuie să țină cont toți utilizatorii unui sistem de gestiune financiar-contabilă sau a datelor companiei. Orice document gestionat de către aceste tipuri de aplicații trebuie cunoscut și de către utilizatorii acestora. De aceea, înainte de a ilustra partea practică a acestora, este important să conturăm un mic ghid conceptual al acestor documente. În episodul următor vom identifica în manieră concretă modul în care putem să generăm acest document cu ajutorul aplicației NextUP ERP.
Referințe principale de informare
– Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
– Norme generale din 5 noiembrie 2015 de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, Publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
