Una dintre cele mai frecvente întrebări ale momentului din spațiul de afaceri autohton este legată de impactul și limitele inteligenței artificiale în afaceri. Conducătorii afacerilor și cei ai departamentelor cheie din cadrul acestora se tem de o înlocuire a rolului lor în organizații de I.A.. Ba chiar, se tem de faptul că aplicațiilor lor clasice, a căror mod de lucru este extrem de bine cunoscut de către ei, vor fi înlocuite de inteligența artificială. Atunci când discutăm despre un soft clasic de gestionare a datelor companiei, posibilitatea devansării funcțiilor sale este o realitate, pe fondul multiplelor modificări de natură digitală.
A face față competiției într-o lume digitală marcată de inovativitate și progres continuu este realmente o provocare. Nimeni nu mai poate să rămână relevant fără racordarea permanentă la nou și la rigorile actuale în materie de digitalizare. Printre cei care se confruntă cel mai intens cu aceste provocări se numără companiile dezvoltatoare de produse software. Acestea trebuie să mențină ritmul schimbării în afara căruia nu este posibil progresul. Atunci când alegi compania de software cu care să lucrezi pentru afacerea ta, gândește-te la aceste aspecte legate de disponibilitatea furnizorului pentru a implementa o serie de noutăți din spectrul digital.
Cum poți să recunoști potențialul unei astfel de aplicații moderne? Un soft modern de gestionare a datelor produse de către procesele tale organizaționale are trei semne principale de recunoaștere:
Rezistența (aproape) 0 la schimbare. Deși poate părea un real deziderat, deschiderea totală pentru adaptarea la schimbările permanente din sfera digitală există. Furnizorii de soluții digitale ce adoptă această atitudine cu privire la ceea ce presupune schimbare sunt permanent cu un pas înainte concurenței.
Disponibilitate permanentă pentru optimizarea funcțiilor aplicației. Un alt punct forte de urmărit atunci când vine vorba despre alegerea unui furnizor de soluții digitale este legat de disponibilitatea acestuia pentru optimizarea sau îmbunătățirea funcțiilor aplicației. De cele mai multe ori, practica arată faptul că dinamicitatea mediului de afaceri are și implicații asupra modului de lucru al aplicațiilor informatice în sensul în care, este necesar ca acestea să fie permanent adaptate la o serie de cerințe.
Capacitatea de adaptare la specificul afacerii. Un alt aspect esențial pentru un soft performant este legat de capacitatea acestuia de a se plia pe specificul activității derulate de către compania ta. Ritmicitatea cu care se modifică structura modelului de business este atât de evidentă și validată de către cei care activează în mediul de business, încât utilizarea unui soft care să se adapteze continuu la acest atribut este vitală.
3 aspecte definitorii de care este indicat să ții cont pentru o relație consolidată dintre companie și furnizorul de soluții digitale.
Așa cum menționam, acele categorii de companii care nu țin ritmul cu modificările în materie de digitalizare vor pierde inevitabil teren în fața celor care prioritizează acest aspect. Astfel, un furnizor de soluții digitale ce prioritizează adoptarea modificărilor și le integrează la nivelul aplicațiilor dezvoltate vor fi întotdeauna în avantaj competitiv. Una dintre acele aplicații care se raportează corect la schimbare este reprezentată de NextUP ERP. Cu ce este deosebit NextUP ERP de alte program de contabilitate? Iată mai jos câteva direcții clare care realmente fac diferența pe direcție integrării modernității digitale la nivelul softului:
1. Integrări automate. La momentul actual, un soft sau o aplicație de gestiune a datelor unei afaceri care nu deține funcții de integrare, nu mai este relevantă. Una dintre cele mai importante integrări la momentul actual pentru un program de contabilitate este cea cu SPV, pentru RO e-factura. Lipsa acesteia nu mai asigură premisele funcționării moderne a unui program de contabilitate. La ce ne ajută concret integrarea? Integrarea cu RO e-factura ne ajută punctual la preluarea facturilor primite de la furnizori direct în cadrul aplicației de contabilitate. De asemenea, facturile emise sunt transmise automat în cadrul softului pe baza funcției de integrare cu RO e-factura. Totodată, discutăm și despre: integrarea cu diverse platformei de ecommerce, integrare cu UiPath pentru procese robotizate, integrare cu generatoare de documente, integrare API.
2. Integrarea inteligenței artificiale. Un alt aspect esențial este reprezentat de integrarea inteligenței artificiale la nivelul aspectelor de funcționalitate a unui soft. În cadrul aplicației NextUP ERP regăsim numeroase procese automatizate precum sunt cele legate de preluarea datelor de pe facturi sau de pe extrasele de cont. Acest aspect permite eficientizarea fluxurilor de lucru și sporirea parametrilor de productivitate a angajatului care se ocupă de prelucrare datelor din cadrul acestor documente.
3. Costomizare a funcțiilor din sfera digitală. O altă caracteristică principală de luat în calcul este legată de posibilitatea ca funcțiile legate de automatizare să fie particularizate, raportat la cerințele specifice ale proceselor tale organizaționale. Astfel, afacerea ta poate beneficia de toate premisele care asigură ralierea la tot ceea ce reprezintă modernitatea din punct de vedere digital.
Iată așadar 3 puncte forte ale unei aplicații moderne ce integrează funcții ale automatizării și modernității digitale la nivelul funcționalității sale.
Concluzia principală ca urmare a motivelor expuse anterior pentru alegerea unui partener în transformarea digitală este reprezentată de faptul că acest parteneriat este esențial. Adică, afacerea ta nu se poate desfășura în afara acestor tipuri de parteneriate sau colaborări. O colaborare de cursă lungă astfel necesită investiții nu doar din punct de vedere financiar, ci de oricare altă natură, în așa fel încât să fie asigurate premisele rezilienței acesteia.
Acum că am punctat acest aspect esențial pentru afacerea ta, vom continua cu explorarea modului de funcționare a unuia dintre cele mai moderne softuri de gestiune a datelor afacerii tale. Recomandarea noastră, care oglindește toate aspectele mai sus menționate este NextUP ERP, o aplicație informatică ce rămâne aproape de modificările digitale și de necesitățile de informare ale afacerii tale. Aceasta te poate ajuta real să faci față tuturor schimbările de natură digitală precum și a celor legislative, având în vedere dinamismul înregistrat și pe această direcție.
În episodul trecut al minighidului de aplicabilitate – DETALII AICI – am finalizat explorarea meniului Nomenclatoare și am început să punctăm aspecte pragmatice din sfera introducerii documentelor. Aceasta reprezintă una dintre cele mai uzuale activități ale unei companii, indiferent de obiectul de activitate al acestora. Intrările și ieșirile reprezentate de operațiunile de achiziții și de vânzare sunt cele care se reflectă ulterior în cadrul jurnalelor de cumpărare și de vânzare și care stau la baza întocmirii decontului de taxă pe valoare adăugată sau declarației D300. Astfel, introducerea cu acuratețe a datelor din cadrul facturilor de intrare și de ieșire reprezintă un prim fundament pentru întocmirea corectă a decontului de TVA.
În cele ce urmează vom completa baza de date cu alte operațiuni legate de achiziție. Vom exemplifica așadar și alte tipuri de achiziții, pe lângă cele legate de materii prime ilustrate în exemplele anterioare. Înainte de a trece mai departe pe această direcție, ne vom opri asupra unui aspect important din cadrul derulării unei afaceri. Înființarea unei companii presupune înregistrarea în contabilitate a unei prime operațiuni, și anume cea de subscriere de capital social. Această operațiune marchează cumva începutul activității contabile a unei companii.
Subscrierea de capital social este definită din punct de vedere contabil de 3 operațiuni principale, și anume:
1. Subscrierea de capital social (care coincide cu promisiunea asociaților de a pune la dispoziția entității capitalul ,,promis”) se înregistrează prin intermediul următoarei formule contabile:
Acestea reprezintă cele 3 operațiuni realizate din punct de vedere contabil, relaționate la subscrierea de capital social, un prim aspect de care trebuie să țină cont o companie la momentul înființării acesteia.
În cele ce urmează vom urmări modul concret de înregistrare a acestor operațiuni în cadrul aplicației NextUP ERP.
Subscrierea de capital
O primă operațiune realizată de către companiile care abia se înființează este legată de subscrierea de capital social de către asociații acesteia. Practic, asociații se angajează la depunerea unui capital social care marchează momentul de început al unei companii. Angajamentul privind depunerea de capital la dispoziția entitătții de către fondatorii acestora se numește subscriere de capital. Operațiunile legate de subscrierea de capital sunt redate de formula contabilă: 456=1011. Ulterior, se realizează aportul acționarilor sau punerea efectivă la dispoziția entității a aportului promis reflectat cel mai adesea de resurse bănești, prin intermediul contului bancar, operațiune reflectată de formula: 5121=456. Apoi, ultima etapă din cadrul acestui proces face trimitere la regularizarea capitalului sau trecerea de la capital subscris nevărsat la capital subscris vărsat, cu alte cuvinte, trecem de la promisiune la faptă reală. Această operațiune este redată de următoarea formulă contabilă: 1011=1012. Toate aceste operațiuni sunt realizate din meniul Documente, Note contabile.
Vom înregistra așadar subscrierea de capital social în valoare de 10 000 de lei.
Ulterior subscrierii de capital, se realizează aportarea numerarului prin intermediul contului bancar. Practic, asociații pun la dispoziția entității aportul promis. Această operațiune se realizează din cadrul meniului Documente, Note contabile sau din meniul Documente, Trezorerie, Extras de bancă.
Operată în cadrul meniului Note contabile, operațiunea va fi vizualizată în cadrul Jurnalului de bancă.
Ultima operațiune din spectrul subscrierii este redată de regularizarea capitalului sau trecerea de la capital subscris vărsat la capital subscris nevărsat.
În cadrul meniului Note contabile putem să vizualizăm apoi notele contabile centralizate, inclusiv cele care fac referire la capitalul social.
Aportul depus în contul bancar poate fi vizualizat și în altă secțiune a aplicației, mai exact în secțiunea Rapoarte, Contabilitate, Registru de bancă.
După introducerea perioadei de referință, va fi generat registrul de bancă unde putem să identificăm aportul adus de către acționari în numerar.
Acestea sunt câteva aspect legate de operațiunea de subscriere de capital social sau prima operațiune care se înregistrează în contabilitatea unei societăți.
Alte operațiuni de achiziție
Episodul anterior a ilustrat o primă operațiune de achiziție a companiei exemplu. Aceasta a fost reprezentată de cumpărarea de materii prime. Vom continua exemplificarea acestor cu încă o achiziție în același spectru.
Achiziție 2-Compania Smart Business SRL achiziționează 10 l de ulei la un preț unitar de 6lei/l cu factura nr. 2 din data de 03.05.2026 de la partenerul SELGROS CASH&CARRY SRL. Vom introduce operațiunea în cadrul aplicației NextUP ERP.
Vom introduce factura de cumpărare cu NIR. După ce alegem achiziție cu NIR, introducem CIF-ul partenerului pentru a putea fi preluate datele cu privire la acesta. Apoi, introducem toate datele de identificare ale operațiunii: numărul facturii, data și aspectele legate de materia primă achiziționată.
Ulterior, după introducerea facturii, vom genera nota de recepție și constatare de diferențe. Atenție! La introducerea NIR-ului, dacă nu introducem date legate de depozitul de recepție a mărfii atunci nu se vor activa butoanele de adăugare linii noi în cadrul NIR.
Abia după introducerea NIR-ului, documentul este validat.
De asemenea, putem să vizualizăm nota contabilă a operațiunii de achiziție a materiei prime:
Nota contabilă pentru orice operațiune, este extrem de importantă întrucât pe baza acesteia se întocmesc Registrele Jurnal, Registrul Cartea Mare și ulterior balanța de verificare. De aceea, un soft de contabilitate performant va aplica regulile de bază ale contabilității atunci când generează nota contabilă din spatele oricărei operațiuni. În afara respectării acestui principiu, situația financiar-contabilă a unei companii poate fi denaturată, aspect nefavorabil pentru îndeplinirea obiectivului principal al acesteia, și anume: oglindirea imaginii fidele a patrimoniului atât din punct de vedere a poziției financiare cât și a performanței financiare a companiei. De aceea, performanța unui soft de gestiune a afacerii stă și în aspectul corectitudinii transpunerii informațiilor financiar-contabile în cadrul documentelor.
Ulterior înregistrării vom realiza plata datoriei prin intermediul ordinului de plată din aceeași dată. Vom selecta astfel butonul plată bancă.
Vom introduce data documentului, denumirea băncii din care se realizează plata pe baza extrasului de cont.
Apoi, sunt introduse datele cu privire la numele băncii, sucursala băncii, codul IBAN, cod SWIFT etc.
Atenție, pentru a putea salva datele mai sus introduse, vom bifa căsuța cont implicit. Ulterior validăm operațiunea.
Ulterior, putem să generăm și nota contabilă.
Episodul de astăzi a exemplificat aspecte legate de subscrierea de capital social alături de alte câteva aspecte din spectrul achizițiilor. Rămâi alături de noi pentru a vedea concret modul de lucru al aplicației NextUP ERP în fluxul financiar-contabil și prin alte exemplificări prezentate în cadrul episoadelor viitoare.
Referințe principale de informare – Aplicația NextUP ERP, versiunea 8.102.0.
