Tehnologia informațională modernă și trendul său evolutiv dictează traseul urmat de companiile moderne la nivelul organizării și derulării proceselor de business. Pe această imagine de fundal, cea mai mare provocare a antreprenorilor este legată de identificarea instrumentelor digitale potrivite pentru modelul de business derulat. Precum am menționat și în cadrul altor materiale care vizează explorarea problematicii digitalizării, selectarea unei aplicații informatice este un proces realmente provocator. Abundența acestor soluții este o certitudine a realității moderne, aspect care îngreunează decizia adoptării celui mai potrivit instrument digital de gestionare a datelor companiei tale.
Procesul realizării tranziției spre un soft modern de gestiune a datelor companiei tale poate fi real facilitat prin cunoașterea în prealabil a caracteristicilor de funcționalitate a acestuia. De altfel, liniaritatea procesului de implementare precum și a celui de utilizare a unui soft specializat este asigurată doar prin respectarea acestei cunoașteri în prealabil a modului în care acesta poate impacta procesele de afaceri derulate. Realitatea pragmatică a afacerilor arată faptul că acest aspect este desconsiderat de către multe companii, fapt care se soldează cu resurse ,,risipite” (financiare, de timp, umane) corelate la implementarea unor soluții informatice care nu se pliază adesea pe necesitățile de informare ale acestora. Precum am menționat și în cadrul celorlalte materiale, acest prin pas de explorare a instrumentelor de digitalizare care se doresc a fi adoptate în cadrul companiei scutește factorii decizionali de o serie de neplăceri, care uneori contribuie la maximizarea gradului de frustrare și la creșterea ratei de eșec.
Ultimele episoade – DETALII AICI – ale seriei au conturat unul dintre cele mai importante aspecte din cadrul procesului financiar-contabil al companiei tale, și anume, rapoarte generate pe baza prelucrării datelor din evidența operativă precum registrul cartea mare, registrul jurnal, registrul inventar, calcul profit, jurnale etc., precum și reflectarea manierei de întocmire a declarațiilor fiscale. Materialele anterioare episodului 14 preced toate etapele sau operațiunile realizate pe parcursul unei perioade de referință de către profesionistului contabil cu scopul conturării acestor raportări sau declarații fiscale. Cu alte cuvinte, toate acele informații prelucrate în cadrul evidenței operative și care definesc o pondere semnificativă a operațiunilor derulate de către entități se regăsesc în manieră sintetizată în cadrul diverselor rapoarte.
Una dintre etapele ce marchează, cu o anumită regularitate, transpunerea imaginii proceselor financiar-contabile la o anumită perioadă de referință, cu scopul transmiterii acesteia către ANAF este redată de completarea și depunerea declarațiilor fiscale. Prin intermediul acestor declarații, compania ,,se angajează” la plata către bugetul de stat a anumite obligații fiscale oglindite prin intermediul vectorului fiscal. Practic, dacă entitatea ta are înscris în cadrul vectorului fiscal categoria de plătitoare de impozit pe venitul microîntreprinderilor, atunci ești obligat la declararea și plata acestuia conform normelor în vigoare. Astfel, aceste declarații fiscale reprezintă un aspect semnificativ plasat spre finalul liniei de sosire a lucrărilor financiar-contabile efectuate cu regularitate lunară sau trimestrială.
Prima declarație care a făcut subiectul explorării manierei de generare prin intermediul aplicației NextUP ERP a fost reprezentată de către decontul de taxă pe valoare adăugată sau D300. Practic, unul dintre cel mai frecvent întâlnite formulare fiscale completate și transmise de către persoanele impozabile plătitoare de taxă pe valoarea adăugată. În continuarea acesteia, vom contura modul de întocmire asistat informatic a declarației recapitulative care oglindește livrările/achizițiile/prestările de natură intracomunitară, și anume declarația D390.
Precum am evidențiat și în cadrul episodului anterior există o serie de caracteristici ale acestei declarații, fie că discutăm despre elemente de fond sau de formă. Iată pe scurt câteva dintre acestea, reflectate în manieră sintetizată:
Tabelul de mai sus schițează ,,tabloul” principalelor informații cu privire la declarația recapitulativă D390.
Departamentul responsabil de întocmirea și depunerea acestei declarații este de regulă cel financiar-contabil, care trebuie să se asigure asupra corectitudinii, completitudinii și reflectării fidele a imaginii patrimoniale în cadrul acesteia. Pentru aceasta, toate companiile utilizează la momentul actual aplicații informatice care să asiste real, oportun și eficient procesul declarativ.
În cele ce urmează vom exemplifica maniera concretă privind generarea acestei declarații prin intermediul aplicației NextUP ERP.
Declarația D390 o regăsim în cadrul secțiunii Rapoarte, Contabilitate, Declarații fiscale, aspect evidențiat și în cadrul episodului anterior.
Reamintim faptul că, există o serie de parametrii de customizare a a declarației înainte ca aceasta să fie generată, pornind de la datele generale ale acesteia până la locațiile de export a documentului după etapa generării acestuia.
Primul pas pentru generarea declarației este redat de selectarea perioadei de raportare. Astfel, dacă dorim ca declarația să fie generată pentru luna februarie 2025, atunci vom selecta această lună de referință. De asemenea, este meționat numele, prenumele și poziția celui care întocmește declarația recapitulativă privind achizițiile/prestările/livrările intracomunitare. Dacă depunem o declarație rectificativă, atunci vom bifa căsuța din dreptul acestei opțiuni.
*La ce se referă declarația rectificativă și când trebuie depusă această?
Dacă te întrebi ce nuanțe îmbracă declarația rectificativă atunci când discutăm despre D390 și când ar trebui întocmită aceasta, ei bine, află faptul că aceasta este o corecție a declarației depusă inițial. Declarația rectificativă surprinde operațiunile ernat declarate în orice perioadă de raportare anterioară. Ce trebuie să știi este faptul că pentru fiecare perioadă de raportare pentru care se identifică erori de declarare, se depune distinct câte o declarație rectificativă.
În culise…Așa cum am punctat, în cadrul declarației D390 apar operațiunile de natură intracomunitară. Cum este comensurată la nivelul aplicației NextUP ERP o astfel de operațiune, reflectată de exemplu de către o achiziție intracomunitară? Pe scurt, factura de achiziție intracomunitară este înregistrată în cadrul meniului Documente de intrare, Factura de cumpărare UE. Factura de achiziție UE are ca scop înregistrarea operațiunii de cumpărare din cadrul spațiului intracomunitar. Practic o serie de informații punctate mai sus, care compun declarația recapitulativă D390 sunt preluate din cadrul acestor tranzacții aferente achizițiilor ori livrărilor de bunuri precum și a prestărilor de servicii de natură intracomunitară.
Așa cum spuneam, după selectarea perioadei de generare și completare a datelor privind persoana care întocmește declarația, este selectată locația de export a declarației.
După parcurgerea tuturor etapelor care preced generarea declarației D390, aceasta poate fi generată. Astfel, asemenea decontului de taxă pe valoare adăugată regăsim opțiunile de: recalcul, export xml, validare, validare și creare pdf, validare și creare pdf semnat.
După exportul fișierului xml, va fi generat și fișierul în format pdf. Declarația în format pdf îmbracă următoarea formă:
Așa cum menționam pe parcursul materialului, prima parte a declarației surprinde informații de identificare ale contribuabilului urmate de un rezumat al declarației. Prima pagină a declarației surprinde și aspecte legate de semnătura electronică a acesteia fără de care nu se poate realiza transmiterea către ANAF.
A treia parte a declarației surprinde aspectele legate de transferul de bunuri în cadrul regimului stocurilor la dispoziția clientului.
*Notă de informare: conform art. 270^1 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, transferul de bunuri care fac parte din patrimoniul unei persoane impozabile către un alt stat membru sub egida regimului de stocuri puse la dispoziția clientului este tratat distinct din punct de vedere tranzacțional. Astfel, operațiunea nu este încadrată unei livrări de bunuri cu titlu oneros. Regimul de stocuri puse la dispoziția clientului există în contextul îndeplinirii anumitor condiții de fond, redate de: persoana impozabilă care efectuează transportul sau livrează bunurile care fac obiectul transferului nu are un sediu fix sau nu își derulează activitatea economică în cadrul statului de expediție a acestora; existența unui acord între persoana impozabilă care transportă sau expediază bunurile și cea care are dreptul să intre în posesia acestora; persoana impozabilă căreia îi sunt destinate bunurile este înregistrată în scopuri de TVA în statul membru unde sunt livrate acestea iar acesta este cunoscut de către persoana impozabilă care expediază bunurile; persoana impozabilă care expediază bunurile trebuie să înregistreze transferul acestora în cadrul unui registru special conceput pentru comensurarea acestor operațiuni.
Declarația surprinde astfel informații legate de persoanele impozabile destinatare ale bunurile expediate sau livrate în cadrul acestui regim, date legate de țară și codul de înregistrare în scopuri de TVA. De asemenea, dacă este cazul, sunt specificate și modificările survenite la nivelul celor două elemente.
Ultima parte a declarației include lista operațiunilor intracomunitare care are la bază documentele (factura) care atestă derularea tranzacției intracomunitare.
În exemplu de mai jos, identificăm o prestare de serviciu de către compania exemplu către o persoană impozabilă din Germania, identificată prin cod operator intracomunitar sau număr de înregistrare în scopuri de TVA.
Tips&Tricks! Pentru a verifica validitatea codului de întregistrare în scopuri de TVA a unui partener din cadrul altui stat membru al Uniunii Europene, poți accesa site-ul Comisiei Europene, secțiunea Validarea numărului de înregistrare pentru TVA-VIES, sau prin accesarea link-ului: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation-result.
Ultima parte a declarației D390 are următoarea formă:
După completarea tuturor datelor necesare pentru asigurarea transparenței tranzacțiilor intracomunitare, declarația se validează și se semnează electronic. După semnare, aceasta este pregătită pentru a fi transmisă prin intermediul site-ului e-guvernare.
Minighid privind transmiterea online a declarației D390
În ceea ce privește pașii privind transmiterea declarației D390 către ANAF, iată mai jos un mic îndrumar cu privire la acest aspect:
#1 accesează site-ul e-guvernare, pe baza link-ului de acces: https://www.e-guvernare.ro/;
#2 accesează secțiunea Depunere declarații, pe baza link-ului de acces: https://decl.anaf.mfinante.gov.ro/my.policy;
#3 autentifică-te pe baza certificatului digital calificat;
#4 încarcă formularul pdf semnat și verifică starea privind depunerea acestuia.
Acestea ar fi principalele aspecte legate de maniera de gestionare a declarației D390 prin intermediul aplicației NextUP ERP. Materialul surprinde și o serie de repere conceptuale cu privire la diverse aspecte care compun elementele de fond și cele de structură ale declarației.
Referințe principale de informare
– Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
– Ordin nr. 705 din 11 martie 2020 pentru aprobarea modelului și conținutului formularului (390 VIES) ,,Declarație recapitulativă privind livrările/achizițiile/prestările intracomunitare”, Publicat în Monitorul Oficial nr. 217 din 17 martie 2020.
– Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
