Ne aflăm la ultima abordare din seria minighidului de funcționalitate NextUP ERP. Cele 15 episoade – DETALII AICI – care au conturat miniseria alături de materialele auxiliare recapitulative au contribuit la sporirea gradului de încredere al utilizatorilor într-o aplicație de tip ERP prin explorarea efectivă a manierei de funcționare a acesteia. Totodată, acestea au produs o conștientizare în rândul antreprenorilor cu privire la necesitatea tranziției companiilor spre softuri moderne care să asigure conformarea la modernitate și actualitate din punct de vedere a proceselor organizaționale.
Primele două părți a ultimului episod s-au concentrat pe conturarea celor mai importante aspecte din primele 7 episoade ale miniseriei. În acest ultim popas al miniseriei vom contura principalele repere reliefate din celelalte episoade care au reprezentat manualul de funcționalitate al aplicației NextUP ERP. Aceste ultime episoade au rolul recapitulativ în vederea prezentării celor mai importante aspecte discutate exemplificate de-a lungul episoadelor.
▶️ Episodul 8. Nomenclatoare. Conturi, Adrese, Devize. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Episodul 8 a punctat în manieră pragmatică aspectele legate de Conturi, Adrese, Devize din cadrul meniului Nomenclatoare. Subsecțiunea Conturi face referire la: Plan de conturi, Jurnale, Casa, Conturi la bănci, Planuri contabile auxiliare și Modalități de plată. Unul dintre aspectele esențiale este legat de faptul că planul de conturi este corelat la raportarea SAF-T. Subsecțiunea Jurnale cuprinde aspectele legate de Jurnalul de cumpărări, Jurnalul de vânzări, Jurnal de casă, Jurnal de bancă, Operațiuni diverse, Jurnal de închidere, Sold inițial. Acestea sunt documentele principale care ne ajută se realizăm verificări ale corectitudinii întregistrării operațiunilor companiei în evidența primară. Pentru subsecțiunea Conturi la bănci în lei, elementele principale menționate sunt legate de nume, sucursala, IBAN, cod SWIFT, cont contabil, moneda, jurnal, cont implicit, export E-factura, split TVA etc. Subsecțiunea Plan de conturi auxiliar permite introducerea unui alt cont distinct de cele cuprinse în cadrul Planului general de conturi în situația în care dorim să sporim relevanța informațiilor financiar-contabile a activității derulate. Subsecțiunea Modalități de plată face referire la aspectele legate de maniera de achitare a datoriilor. Subsecțiunea corelată la aspectele legate de Adrese este regăsită în cadrul secțiunii Nomenclatoare și cuprinde aspecte legate de Țări, Județe, Localități și Străzi. Toate acestea sunt corelate la partenerii companiei tale. Ultimul aspect vizat de episodul 8 cuprinde problematica devizelor. Acestea fac referire la monedele în care se pot înregistra documente. Un aspect important de reținut este faptul că gestiunea financiar-contabilă se ține în limba română și în moneda națională.
▶️ Episodul 9. Centre de cost. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Subsecțiunea Centre de cost este ultima din cadrul meniului Nomenclatoare fiind delimitată în două mari categorii, și anume: Grupe centre de cost și Componența grupei. Centrele de cost permit asocierea directă a veniturilor și a cheltuielilor unei anumite activități derulate de către companie. Acestea dețin o funcționalitate vitală pentru o companie deoarece ne ajută să alocăm direct veniturile și cheltuielilor pe anumite categorii de activități, aspect care permite o imagine clară asupra manierei de conturare a acestora pe destinații concrete. În cadrul NextUP centrele de cost introduse trebuie asociate grupelor de cost. Astfel, un prim pas esențial este legat de predefinirea grupelor de cost în cadrul aplicației. Episodul 9 detaliază pe larg maniera de definire a centrelor de cost prin intermediul aplicației NextUP ERP. Ce trebuie să știm cu privire la centrele de cost este faptul că acestea aduc mai multă claritate, planificare și control cu privire la activitățile gestionate de către compania ta.
▶️ Episodul 10. Culegere date. Facturi. Repere de care trebuie să ții cont
Episodul 10 este centrat spre explorarea manierei de întocmire a unei facturi cu ajutorul softului NextUP ERP. Toate aspectele tehnice cu privire la maniera de introducere a unei facturi în cadrul aplicației NextUP ERP sunt prezentate în detaliu în cadrul celui de-al zecelea episod al miniseriei. Câteva repere de care trebuie să ții cont cu privire la procesul de facturare sunt redate de: informarea constantă cu privire la reglementările fiscale raportat la facturare, ralierea la cele mai moderne instrumente de facturare electronică, asigurarea integrării softului de facturare la paradigma digitală RO e-factura, respectarea reglementărilor în vigoare cu privire la transmiterea facturilor emise prin intermediul RO e-factura în termenul legal precizat de către legislația în vigoare, respectarea regulilor privind arhivarea facturilor transmise și primite prin intermediul sistemului RO e-factura.
▶️ Episodul 11. Culegere date. Încasări și plăți. Principalele aspecte de care trebuie să ții cont
Episodul 11 aduce în lumină aspectele legate de încasări și plăți. Două operațiuni importante din spectrul contabilității primare sau operative. Încasarea creanțelor și plata datoriilor se realizează pe baza documentelor justificative, precum cum sunt chitanțele care atestă încasarea și cele în baza cărora se efectuează plata, extrasele de cont în care sunt reflectate atât încasările cât și plățile etc. Episodul 11 al miniseriei a evidențiat maniera de culegere a operațiunilor de încasări și plăți din cadrul meniului Culegere date. Aceste operațiuni se pot efectua în prezența instrumentelor de plată/încasare cu numerar ori a instrumentelor de plată/încasare fără numerar.. Trendul urmat de către companii este remarcat în această direcție.
Operarea corectă a acestor tipuri de operațiuni are incidență directă asupra reflectării imaginii fidele a patrimoniului precum și asupra aspectelor legate de deducerea/colectarea de TVA, în cazul în care contribuabilul aplică sistemul TVA la încasare.
▶️ Episodul 12. Culegere date. Colectare/deducere TVA. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Un aspect important pentru gestiunea financiar-contabilă a companiei tale este legat de colectarea/deducerea taxei pe valoare adăugată. Acesta are incidențe directe asupra activității derulate de către compania ta cu privire la una dintre cele mai importante componente ale vectorului fiscal, și anume: taxa pe valoare adăugată. Episodul 12 conturează toate aspectele legate de secțiunea Prelucrări, colectare/deducere TVA, exemplificând punctual noțiunile legate de: Furnizori-facturi plătite fără deducere TVA, Clienți-facturi încasate fără colectare TVA, Colectare TVA la 90 de zile. Atunci când discutăm despre aspectele legate de colectarea de TVA, trebuie să știm faptul că aceasta este direct asociată operațiunilor de vânzare, iar TVA-ul deductibil este specific operațiunilor de achiziție. Aceste două elemente conturează decontul de taxă pe valoare adăugată care trebuie depus cu o anumită regularitate de către contribuabili.
▶️ Episodul 13. Prelucrări. Marcare documente. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Episodul 13 face referire la operațiunile de marcare și demarcare a documentelor. Operațiunea de marcare permite corelarea documentelor cu notele contabile, corelarea documentelor la stornări și la documente de trezorerie. Cu privire la operațiunea de demarcare a documentelor, aceasta permite ruperea legăturilor create între documente. Așadar, operațiunile de marcare respectiv demarcare contribuie la corelarea sau anularea corelării dintre documente și note contabile, stornări sau documente de trezorerie
▶️ Episodul 14. Prelucrări. Rapoarte contabile. Principalele repere de care trebuie să ții cont
Cel de-al 14-lea episod trasează principalele aspecte legate de rapoarte contabile. Atunci când discutăm despre aceste rapoarte din sfera contabilității, trebuie să știm faptul că ele susțin procesul de asistare a deciziilor manageriale și reprezintă pilon fundamentul al procesul financiar-contabil. Atunci când discutăm despre rapoartele contable, sfera acestora este foarte amplă. Rapoartele contabile generate cu ajutorul aplicației NextUP ERP sunt redate de: Fișa de cont, Cartea Mare, Fișa de partener, Centralizator lună/jurnal, Jurnal Cumpărări, Jurnal Vânzări, Registru Jurnal, Registru de casă, Registru de bancă, Calcul profit, Registru de încasări și plăți, Restanțe terți, Declarații fiscale, Fișa operațiuni diverse. Maniera de conturare a fiecăruia în parte a fost constrastată prin intermediul celor 12 părți ale episodului 14. Fiecare dintre acestea manifestă o importanță semnificativă pentru procesul financiar-contabil întrucât, în ansamblu, toate pun bazele a ceea ce presupune conturarea situațiilor financiare anuale. Aspectele de care trebuie să ținem cont atunci când dorim conturarea rapartelor într-o manieră cât mai reprezentativă pentru realitatea economico-financiară a companiei sunt legate de prelucrarea corectă și completă a documentelor de evidență primară.
▶️ Episodul 15. Alături de antreprenori. Materiale auxiliare. Principalele aspecte de care trebuie să ții cont
Un ultim aspect al miniseriei noastre a fost reprezentat de cel al explorării unuia dintre cele mai importante laturi ale unei aplicații de gestiune a datelor financiar-contabile a unei companii, și anume: modul de comunicare cu utilizatorul pentru soluționarea diverselor probleme apărute în timpul utilizării. Adică, cum reușește dezvoltatorul aplicației respective să răspundă la cele mai complexe nevoi informaționale ale utilizatorului atunci când vine vorba despre utilizarea aplicației implementate. Echipa NextUP răspunde la aceste nevoi ale utilizatorilor și optimizează permanent maniera de comunicare cu aceștia. Manualul de utilizare a aplicației, tutorialele video, asistența remote și sprijinul comunității NextUP reprezintă doar câteva instrumente special concepute pentru a asigura utilizarea softului fără prea multe impedimente. Atunci când alegem implementarea unui astfel de soft la nivelul companiei noastre, este important să verificăm disponibilitatea furnizorului în asistarea soluționării anumitor probleme care pot să apară în procesul de utilizare.
Așadar, minighidul de funcționalitate NextUP ERP a adus o plusvaloare pentru antreprenorii aflați la început de drum antreprenorial precum și pentru cei care dețin de mult timp o afacere. Scopul acestuia a fost reprezentat de ghidarea potențialului utilizator în ceea ce reprezintă decizia de adoptare a unui astfel de soft la nivelul afacerii deținute. Înaintea procesului de implementare este vital să putem să cunoaștem caracteristicile de bază ale unei aplicații pe care dorim să o adoptăm în cadrul companiei noastre. În acest fel, procesul de implementare și de utilizare va fi mult facilitat.
Referințe principale de informare – Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
