Atunci când avem de-a face cu o serie de aspecte practice din ceea ce presupune latura antreprenorială în sens general, și cea contabilă, în mod specific, este foarte important să cunoaștem și perspectiva teroretică a diverselor documente. Întotdeauna, una dintre principalele premise care poate asigura funcționarea corectă a softului de gestiune a datelor precum și asimilarea adecvată a procesului financiar-contabil este legată de cunoaștere prealabilă – detalii serial NextUP aici. Cu alte cuvinte, practica ne spune că este indicat să știm întotdeauna ,,procesul din spatele procesului”. De aceea, episodul anterior a punctat câteva aspecte teoretice privind unul dintre documentele pe care dorim să îl exemplificăm în manieră pragmatică prin intermediul softului NextUP ERP, și anume: Fișa de cont pentru operațiuni diverse.
Așadar, în cele ce urmează, vom vedea maniera concretă de generare a acestui raport din Contabilitate pe baza aplicației NextUP ERP. Fișa de cont pentru operațiuni diverse o regăsim în cadrul secțiunii Rapoarte, Contabilitate, Fișa de operațiuni diverse.
Parametrii de configurare a raportului sunt reprezentați de:
Perioada de listare (perioada de la….până la…);
Filrare (moneda);
Condiții afișare date;
Post (Toate, parțial).
În cadrul acestui document, sunt preluate operațiunile din cadrul modului Prelucrare date, Operațiuni diverse. Practic, ceea ce am înregistrat ca operațiuni diverse în cadrul acestei secțiuni se vor transpune asupra Fișei de cont pentru operațiuni diverse.
Lista operațiunilor diverse rulate pe parcursul unei perioade de gestiune (doar cu titlu exemplificativ), poate fi vizualizată în cele de mai jos:
După setarea parametrilor de configurare a raportului, vom putea să vizualizăm toate operațiunile regăsite în cadrul secțiunii Operațiuni diverse în cadrul Fișei de cont pentru operațiuni diverse.
Informațiile prezentate sunt organizate funcție de doi parametrii, și anume: grupe și posturi. Raportul pregătit pentru listare a Fișei de cont pentru operațiuni diverse arată astfel:
În situația în care activăm butonul Listă documente, atunci automat, aplicația ne va redirecționa spre secțiunea în care am introdus operațiunile diverse aferente unei perioade de gestiune. De asemenea, raportul poate fi exportat în format Excel.
Principalele aspecte menționate în cadrul fișei de cont pentru operațiuni diverse includ: denumirea sau explicația operațiunii derulate, numărul de înregistrare, data, numărul documentului, explicații și valoarea. Toate operațiunile prezentate în cadrul acestui document sunt cu titlu exemplificativ. Corectitudinea acestor tipuri de operațiuni este responsabilitatea fiecărui utilizator al sistemului de gestiune a datelor financiar-contabile a companiei.
Când putem spune că o Fișă de cont pentru operațiuni diverse este corect generată de către un soft de gestiune a datelor companiei?
În ceea ce privește toate documentele financiar-contabile generate prin intermediul unui soft de gestiune a datelor unei companii, trebuie să ne asigurăm asupra corectitudinii și completitudinii acestora, din punct de vedere al fondului cât și a formei documentului. Aceste aspecte sunt vitale pentru a asigura un proces de raportare corect, oportun și complet. Când putem spune că un document precum este fișa de cont pentru operațiuni diverse este corect? Atunci când: acesta respectă structura conturată de actele normative și de asemenea, atunci când, este corect integrată în cadrul aplicației de gestiune a companiei, adică sunt preluate corect documentele principale care compun acest raport, și desigur, în momentul în care utilizatorul înțelege pe deplin semnificația documentului pentru întregul proces de raportare financiar-contabilă.
De ce este important ca un soft de gestiune a datelor financiare a companiei tale să genereze corect Fișa de cont pentru operațiuni diverse?
Este vital ca un soft de gestiune a datelor companiei să genereze corect orice document financiar-contabil sau orice tip de raport. Acest aspect are influențe majore asupra procesului final de raportare financiar-contabilă, de aceea nu trebuie să fie tratat cu superficialitate. Cu alte cuvinte, de corectitudinea acestor documente depinde într-o măsură substanțială calitatea procesului de raportare. Conturarea principiilor corecte de generare a acestor documente este apanajul colaborării constante dintre informaticieni sau cei care implementează sistemului și contabili sau cei care devin utilizatorii principali ai acestuia.
Acestea sunt câteva aspecte legate de maniera de conturare a Fișei de cont pentru operațiuni diverse, unul dintre documentele financiar-contabile care este utilizat pentru ținerea evidenței analitice pentru conturile de clienți, furnizori, creditori precum și la evidența sintetică a operațiunilor economico-financiare. Astfel, fișa de cont pentru operațiuni diverse este un document conturat pe baza documentelor justificative care stau la baza derulării operațiunilor în contabilitate și este utilizată pentru întocmirea balanței de verificare sintetice precum și pentru întocmirea balanței de verificare analitice.
Importanța documentului este atestată de utilitatea acestuia și influența asupra întocmirii balanței de verificare, aceasta din urmă fiind un document important pentru verificarea corectitudinii întregistrărilor în contabilitate a operațiunilor aferente unei anumite perioade de gestiune. Implicațiile sunt majore, având în vedere obligativitatea întocmirii cu o regularitate lunară a balanței de verificare. De altfel, fiecare persoană responsabilă de organizarea și conducerea contabilității la nivelul companiilor trebuie să asigure gestionarea informatică corectă a tuturor documentelor care stau la baza întocmirii diverselor documente contabile de sinteză.
Referințe principale de informare
– Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
– Norme generale din 5 noiembrie 2015 de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, Publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
