Procesele tale de afaceri au trecut în ultimii ani prin modificări care nu înregistrează un precedent. Adevărate reforme digitale ce remodelează complet cadrul pe fondul căruia activează afacerea derulată de tine.
Indiferent de gradul de pregătire al antreprenorului ori de capacitatea de adaptare a proceselor de afaceri la noutățile digitalizării, schimbarea se întâmplă și aceasta nu poate fi evitată. Singura soluție prin care poți să pătrundezi în tainele unui univers complet digitalizat este să jonglezi cu instrumente de informatizare până în punctul în care ajungi la cele care se pliază real pe necesitățile tale de informare.
Nu este un proces ușor însă este necesar. Pentru a susține real antreprenorii în procesul de adaptare la nou, am conturat un minighid informativ cu privire la maniera de utilizare a unei aplicații de tip ERP care poate să modifice substanțial maniera de reflectare informatizată a operațiunilor derulate de către tine. Este vorba despre aplicația NextUP ERP care manifestă potențial semnificativ de transformare a modului în care sunt reflectate operațiunile de orice fel din cadrul companiei tale. Înaintea înrolării spre drumul implementării unui astfel soft, familiarizarea cu principalele funcționalități ale sistemului este primordială.
Pentru aceasta, am trasat de-a lungul a 14 episoade – DETALII AICI – calea spre facilitarea asimilării aspectelor definitorii ale modului de funcționare a aplicației. În această manieră, decizia privind implementarea sistemului NextUP este susținută de rațiuni ancorate la realitatea funcționării sistemului. Dacă nu ai reușit să parcurgi punctual fiecare episod care vizează explorarea manierei de funcționare a aplicației NextUP, te invităm să urmărești mai jos tematicile principale ce conturează un manual de utilizare a softului, material care te poate asista în asimilarea modului de funcționare a aplicației anterior adoptării deciziei de tranziție a proceselor de afaceri spre un astfel de soft. Iată mai jos principalele aspecte conturate sub forma unui material îndrumător cu privire la aplicabilitatea softului.
În total, 17 puncte critice în ceea ce privește explorarea minighidului care poate dirija cu ușurință transpunerea softului la realitatea practică a afacerii tale.
În episodul de astăzi vom continua cu ceea ce reprezintă partea de rapoarte generate din modulul de Contabilitate. Unul dintre cele mai importante aspecte care conturează finalitatea unui proces financiar-contabil. Până la acest moment, principalele rapoarte explorate atât ca modalitate de întocmire cât și ca mod de transpunere a acestora din punct de vedere a cerințelor legislative, au fost reprezentate de fișa de cont, cartea mare, fișa de partener, centralizator lună/jurnal, jurnal de cumpărări, jurnal de vânzări, registru jurnal, registru de casă, registru de bancă, calcul profit și registru de încasări și plăți. În cele ce urmează, tot din sfera Rapoartelor, secțiunea Contabilitate, vom ilustra maniera de întocmire a situației Restanțe terți, care prezintă 3 subcomponente și anume: Facturi nesoldate, Depășiri scadenței și Încasări/Plăți scadente.
Raportul Facturi nesoldate
La finele perioadei de referință, reprezentată de anul fiscal ori luna calendaristică, personalul din departamentul financiar-contabil al unei companii trebuie să realizeze o serie de lucrări de verificare pentru a asigura sporirea conformității fiscale și financiar-contabile. Una dintre aceste verificări este redată de cea a punctajului de solduri raportat la situația clienților și furnizorilor. Unul dintre rapoartele care ne ajută să realizăm aceste verificări este redat de Facturile nesoldate. Astfel, funcție de tipul documentului (factură de cumpărare, factură de vânzare) se generează o situație de tip raport care ne permite verificarea soldului partenerilor. De ce este important acest sold al partenerilor? Deoarece acesta ne oferă o imagine clară asupra datoriilor pe care la avem față de furnizori, respectiv, asupra creanțelor pe care trebuie să le primim de la clienți. Datele din cadrul raportului trebuie să corespundă cu cele din balanța de verificare, aferente conturilor de datorii (401 Furnizori și 4111 Clienți).
Practic, raportul Facturi nesoldate afișează facturile care se află în soldul companiei la o anumită perioadă de referință. La fel ca în cazul celorlalte rapoarte, există o serie de parametrii funcție de care se poate particulariza maniera de întocmire a acestuia. Aceștia sunt conturați de:
Perioada facturii (perioada, de la…, până la…);
General (tip grupare, data referință, tip split TVA);
Tip documente (toate, parțial);
Parteneri (toate, parțial, informații adiționale);
Puncte de lucru parteneri (toate, parțial);
Categorie parteneri (toate, parțial);
Agenți (toate, parțial).
În cadrul raportului, nu vor fi cuprinse facturile care sunt soldate, sau care nu dețin sold. Raportul cu privire la Facturi nesoldate va furniza informații legate de: agent, partenerul și contul contabil asociat acestuia, tipul documentului, data documentului și data scadenței, nr. document, nr. NDS, moneda, valoare (RON), sold (RON), valoare (deviz), sold (deviz), nr. zile întârziere.
Pentru a acoperi diverse necesități de informare ale utilizatorului, raportul poate fi exportat și în format Excel.
Ce trebuie să facem cu facturile care râmân în sold la finele unei perioade de gestiune? Dacă ne referim la soldul contului 401 Furnizori, asociat facturilor de cumpărare, atunci trebuie să ne asigurăm asupra înregistrării complete a documentelor de plată. O altă modalitate prin care putem să obținem asigurări asupra corectitudinii soldurilor furnizorilor este reprezentată de punctajul între parteneri.
Astfel, vom solicita prin intermediul e-mailului o fișă de partener pe care să o comparăm cu datele care figurează în evidența financiar-contabilă a companiei noastre. Pentru înregistrarea comprehensivă a operațiunilor în cadrul evidenței primare a companiei tale, utilizarea sistemului RO e-factura a reprezentat un real sprijin, în sensul în care în cadrul sistemului regăsim toate facturile încărcate de către partenerii noștri, pentru a putea să le înregistrăm în cadrul evidenței financiar-contabile.
Totuși, prin intermediul sistemului RO e-factura nu regăsim aspectele legate de încasări și plăți. De aceea, este important să fim riguroși cu privire la acest aspect și să cuantificăm corect totalitatea plăților și a încasărilor, în așa fel încât să deținem o imagine realistă și totdată, obiectivă asupra elementelor patrimoniale de datorii și de activ.
Depășiri scadențe
Raportul Depășire scadențe pune în relief aspecte legate de vechimea soldurilor la o anumită perioadă de referință, raportat la intervale de timp predefinite de către utilizator. În ceea ce privește filtarea datelor raportului, aceasta se realizează funcție de următorii parametri:
Data la care dorim afișarea situației scadențelor;
Alegerea opțiunii privind calculul zilelor scadente (în funcție de data scadentă și data emitere);
Ordonarea alfabetică (interval zile, 15, 30, 45, 60, 180);
Posibilitatea de afișare a facturilor negative;
Filtarea informațiilor în funcție de: documente, parteneri (toate înregistrările, parțial), puncte de lucru parteneri (toate înregistrările, parțial) și agenți (toate înregistrările, parțial).
Pentru conturarea raportului, există posibilitatea afișării doar a facturilor de cumpărare, respectiv doar a celor de vânzare. Astfel, este nevoie de interogare distinctă, funcție de cele două tipuri de operațiuni. În această manieră, la data de 31 mai 2025, calculul zilelor scadente fiind efectuat funcție de data emiterii, pe baza solicitării de afișare a facturilor de vânzare, toți partenerii, toate documentele, vom avea următoarea afișare:
Raportul pregătit pentru listare va avea următoarea formă:
De asemenea, există și posibilitatea exportului de date în format Excel.
Raportul Încasări/Plăți scadente
Un alt raport din sfera Restanțe terți, face referire la încasările și plățile scadente. Acest raport ghidează utilizatorul în identificarea acelor plăți și încasări care urmează a fi efectuate în următoarele 12 luni calendaristice, funcție de datei scadenței documentelor înregistrate.
Accesarea acestuia se realizează din meniul Rapoarte, Contabilitate, Restanțe terți, Încasări/Plăți scadente.
Asemenea celorlalte rapoarte, există o serie de parametrii funcție de care se poate particulariza raportul, și anume:
Luna de referință:
Moneda;
Filtrarea raportului funcție de clienți, furnizori și clienți și furnizori;
Parteneri (toate înregistrările, parțial);
Puncte de lucru parteneri (toate înregistrările, parțial);
Conturi (toate înregistrările, parțial).
Astfel, dacă dorim să generăm raportul pentru luna de referință iunie 2025, raportat la facturile emise pentru care avem de încasat o creanță, vom avea următoarea afișare:
Maniera de calcul a datelor afișate prin intermediul situației Încasări/Plăți scadente are la bază data scadentă a facturilor de vânzare și de cumpărare precum și luna de referință corelată la data sistemului de operare. Varianta afișată la ecran, pregătită pentru listare deține următoarea formă:
Astfel, creanța față de clientul nostru, are ca termen scadent luna septembrie a anului în curs. De asemenea, există și posibilitatea exportului de date în format Excel, export care poate să susțină utilizatorul în procesul de filtrare și prelucrare diversă a datelor.
Acestea reprezintă toate cele 3 rapoarte din sfera Restanțe terți care arată aspecte legate de facturile nesoldate, depășirea scadențelor și încasări/plăți scadente.
Referințe principale de informare
– Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
