Pentru nimeni nu mai este o noutate faptul că facturarea viitorului este în browser. Toate transformările de natură digitală au modificat modul în care antreprenorii sau cei care dețin afaceri se raportează la facturare. Biroul de facturare nu mai este acum un spațiu fizic, limitat. Procesul de facturare nu mai este îngrădit de timp și spațiu, posibilitățile fiind acum infinite în ceea ce privește derularea acestuia.
Pentru ca facturarea să atingă acești parametrii ai modernității este nevoie de câțiva piloni care să susțină acest proces. De fapt, background din spatele scenei este cel care dă tonul în materie de aliniere a facturării la standardele actuale. Iar acest fundal este ,,pictat” în totalitate de 3 factori care ies în relief: aplicație potrivită, partener adecvat și deschidere la nou din partea companiei care implementează. În cele ce urmează vom răspunde punctual la fiecare dintre cele 3 aspecte importante care se conturează în fundația procesului de facturare.
▶️ Ce înseamnă aplicație potrivită?
O aplicație de facturare potrivită este cea care te ajută pe tine ca persoană responsabilă de facturare să menții ritmul relevanței afacerii într-un mediu dominat de digitalizare. Un soft care se pliază pe nevoile de informare ale companiei tale și pe propriile cerințe de funcționalitate. Este important ca cel care utilizează softul să rezoneze cu modul de funcționare al acestuia și să poată obține informațiile de care are nevoie. De exemplu, poate dorește să cunoscă în orice moment situația încasărilor sau a veniturilor facturate, aspect redat de către un dashboard regăsit de exemplu la primul contact cu aplicația de facturare. De aceea, este important ca aplicația de facturare utilizată să permită customizarea în orice moment a informațiilor principale legate de informațiile de bază pentru un utilizator.
▶️ La ce se referă un partener adecvat?
Nu este un aspect tocmai ușor să identifici partenerul cu care să rezonezi din punct de vedere a soluțiilor digitale oferite pe partea de facturare. Unul dintre cele mai sensibile aspecte ale unui proces de facturare nu doar funcțional ci aproape de ideal este reprezentat de alegerea partenerului potrivit. Ce înseamnă însă un partener potrivit și cum știi că tu l-ai ales pe cel care ți se potrivește? Poate fi dificil pentru un antreprenor să cunoască cu exactitate dacă a găsit un partener potrivit pentru digitalizarea facturării. Și poate fi real dificil. Un partener potrivit de soluții digitale de facturare va fi în primul rând un partener de cursă lungă, unul care va știi cum să consolideze relația client-furnizor.
Atenție! Poate să nu fie un partener care ,,să joace cum îi cântă clientul” sau să îi facă cu orice preț pe placul acestuia, ci un partener real este cel care va știi să îndrume clientul mereu pe drumul potrivit pentru el și afacerea lui, mai presus de orice interese de natură financiară. Știm, poate fi real dificil să găsești un astfel de partener, însă cu siguranță nu este imposibil. De asemenea, un partener potrivit este cel care va analiza îndeaproape afacerea ta și va mapa corect necesitățile tale de informare. Fără interese ascunse și cu transparență în comunicare. Un partener potrivit va dezvolta funcții personalizate pentru softul utilizat de tine în așa fel încât acesta să se plieze perfect pe nevoile tale de informare. Acest aspect înseamnă o colaborare constantă și discuții eficiente, țintite și la subiect.
▶️ Ce reprezintă deschiderea la nou din partea companiei?
Un alt ingredient care contribuie la rețeta potrivită pentru un proces fluid de facturare este reprezentat de atitudinea celui care implementează schimbarea. Într-un mediu marcat de schimbare tehnologică intensă, unul dintre punctele cheie este reprezentat de diminuarea rezistenței la schimbare. Dacă ești încadrat la categoria celor rezistenți la schimbare, trebuie să cunoști faptul că această atitudine pot fi una care nu ,,are lozul câștigător”. Mai ales dacă discutăm despre toate aceste modificări digitale care înconjoară afacerea la momentul actual. Pentru a fi în pas cu toate aceste modificări este indicat să lucrezi cât mai mult la acest tip de atitudine. Cei mai mulți conducători de business care abordează astfel lucrurile și sunt foarte rezistenți la schimbarea digitală se blochează. Știm. Nu este ușor să deblochezi o astfel de mentalitate, însă este esențial. Antreprenorii care sunt reticenți la toate aceste modificări, rămân în urmă în ceea ce privește nivelul de digitalizare al afacerii lor.
3 ingrediente care pot contribui la succesul unuia dintre cele mai importante procese din cadrul companiei tale (facturarea), și anume: aplicație care se pliază pe nevoile afacerii tale, partener care scanează succesul afacerii tale și se pliază pe necesitățile tale de informare și atitudinea potrivită din partea conducerii pentru a aduce în interior schimbarea digitală.
Deci, alege smart atunci când vine vorba de integrarea modernității digitale la nivelul procesului de facturare .
În episodul anterior – link – am exemplificat modul în care o aplicație web poate redefini traseul facturării în business-ul tău. În pași simpli, de la configurarea contului la emiterea primei facturi, NextUP Facturare Web te ajută să te racordezi la tot ceea ce reprezintă noutatea în materie de facturare.
De pe pagina principală a aplicației, accesibilă la următorul link: https://nextup.ro/nextup-facturare/, logarea se poate realiza rapid pe baza contului Google. În pagina de pornire a aplicației, vom regăsi valoarea facturilor emise sau a sumei de încasat ceea ce oferă claritate cu privire la aspectul facturilor emise și neîncasate. Două informații esențiale apar pe pagina de pornire a aplicației: Conectare SPV și valoare facturi emise.
Dacă utilizatorul nu este conectat la SPV, atunci se afișează mesajul legat de necorelarea la contul SPV.
Astfel, dacă acționăm butonul Conectează-te la SPV, vor fi afișate următoarele opțiuni:
Ai 3 opțiuni: nu deții un certificat digital și dorești să obții unul, discuția cu contabilul pentru conectarea la certificatul digital al acestuia sau deținerea unui certificat valid. Dacă nu deținem de exemplu un certificat digital, atunci selectăm opțiunea Nu am. Vreau instrucțiuni să obțin unul. Dacă acționăm butonul de continuare vom primi instrucțiunile pentru obținerea unui certificat digital cu token.
Dacă alegeam cea de-a doua opțiune, Are contabilul meu. Îi voi cere ajutorul, atunci NextUP ERP îți oferă două variante pentru conectare.
Astfel, ai două posibilități: 1. Să transmiți solicitarea direct pe adresa de e-mail a contabilului; 2. Să transmiți contabilului un link prin intermediul căruia să te conecteze direct la SPV. Contabilul poate să răspunde 3 zile pe baza link-ului transmis, iar dacă acesta nu reușește în acest interval, se reia procedura de generare a unui nou link.
Ultima opțiune este legată de existența unui certificat valid care îți permite să conectezi instant aplicația la SPV pe baza instrucțiunilor de conectare. După acționezi butonului Am un certificat valid vei fi ghidat pentru conectarea la SPV.
După ce ai dat click pe acest buton, vei primi mai departe alți doi pași: aplicația te întreabă dacă ești înregistrat în SPV. Tu poți să dai două răspunsuri: 1. Nu sunt. Vreau instrucțiuni să mă înregistrez, 2. Sunt înregistrat în SPV. Dacă alegem prima variantă, vom primi alte instrucțiuni legate de aspectul solicitat.
Astfel, primești instrucțiuni clare de înregistrare în SPV. Primești chiar și un link pe care îl poți accesa pentru a completa formularul de înscriere alături de instrucțiuni cu privire la încărcarea documentelor necesare pentru aprobare. După finalizarea înscrierii, acționăm butonul cu mențiunea
După acționarea butonului, tot ce mai rămâne este să introduci tokenul în computer și să autorizezi conexiunea.
După introducerea token-ului, acționăm butonul
După acest pas, aplicația se conectează automat la contul SPV.
Ultima opțiune este legată de deținerea unui certificat digital valid și existența înregistrării în prealabil a înregistrării în SPV. Dacă acționăm butonul
introducem doar tokenul și autorizăm conexiunea.
Principalele funcționalități ale aplicației sunt: dashboard, documente, nomenclatoare, configurări, SPV, listă societăți, tutoriale.
Dashboard-ul cuprinde aspecte legate de statusul facturilor transmise în SPV. Secțiunea Documente face referire la facturile de vânzare emise. În cadrul secțiunii Nomeclatoare regăsim aspecte legate de: Unități teritoriale, Clienți/Furnizori, Societăți, Persoane, Articole. Unitățile teritoriale cuprind: rezidențe, țări, regiuni, localități, străzi. În cadrul secțiunii Clienți/Furnizori discutăm despre: Clienți/Furnizori, modalități de plată. Secțiunea Societăți cuprinde aspectele legate de valute și bănci. Secțiunea Persoane cuprinde: Persoane și tipuri de persoane iar secțiunea Articole cuprinde: servicii, unități de măsură, plan de conturi, categorii articole, opțiuni TVA, cota TVA. Una dintre cele mai importante funcționalități a platformei este reprezentată de asistența prin video-uri în ceea ce privește prelucrarea de facturi. Astfel, dacă întâmpini inconveniente la utilizarea platformei, aceste tutoriale te pot ajuta să gestionezi mult mai ușor situația. Tabloul de bord în ceea ce privește facturile de vânzare arată în felul următor:
În cadrul acestui meniu, regăsim și câteva opțiuni legate de: filtrare, sortare, export și E-factura. Putem să filtrăm informațiile legate de facturi, pe baza următoarelor criterii de filtrare: index încărcare, index descărcare, stare document, serie și număr document, dată, denumire, total factură, monedă, valoare netă, valoare TVA etc.
Un alt aspect important pentru un utilizator este legat de sortarea datelor. Aceasta se realizează după aceleași aspecte după care se face filtrarea.
Aplicația ne avertizează asupra anumitor inconveniente. De exemplu: Clientul are informații obligatorii necompletate. Nu se poate emite XML-ul pentru transmitere în SPV.
Există de asemenea și posibilitatea de exporta datele în format Excel.
De asemenea, pot fi descărcate local E-facturile.
Atunci când discutăm despre aplicațiile de facturare online, unii antreprenori pot fi destul de reticenți. Cu toate acestea, viitorul este marcat de utilizarea acestora iar eficientizarea procesului de facturare depinde de implementarea acestor tipuri de aplicații.
Alege NextUP facturare Web pentru fluidizarea întregului proces de facturare și pentru a avea control asupra operațiunilor de vânzare din cadrul activității tale.
Referințe principale de informare:
– NextUP Facturare servicii Web, disponibil la adresa: https://nextup.ro/nextup-facturare/.
– Site-ul NextUP, disponibil la adresa: https://nextup.ro/.
