În urma parcurgerii materialelor pe tema minighidului de exemplificare al aplicației – detalii aici, deja ești familizarizat cu fluxurile de bază ale utilizării acesteia. Astfel, ca potențial utilizator ai început să vizualizezi logica contabilă din spatele operațiunilor derulate și să treci granița de la operarea manuală la cea integrată.
Decizia de adoptare a unei aplicații integrate în cadrul companiei tale nu mai trebuie să fie una total nefundamentată. Cu ajutorul minighidului de funcționalitate NextUP ERP poți fi mult mai aproape de o decizie documentată pragmatic. Astfel, aplicația poatea avea în cadrul companiei tale o relevanță practică imediată. De la o decizie bazată pe aspecte ipotetice, necustomizate și cu un grad scăzut de particularizare la nivelul business-ului tău la o decizie fundamentată, customizată și cu nivel ridicat de corelare la cerințele informaționale ale companiei tale.
Primul episod al miniseriei ghidului de aplicabilitate a vizat în mod exclusiv aspecte legate de înregistrarea operațiunilor specifice contabilității liberale. Practic, am reflectat modul de înregistrare a unor serii de operațiuni realizate prin intermediul aplicației NextUP ERP.
Al doilea volum al minighidului explorează aspecte practice din sfera contabilității în partidă dublă. Am discutat astfel punctual despre câteva aspect neexplorate la potențialul maxim în cazul contabilității în partidă simplă. O imagine a aspectelor principale discutate în cadrul celui de-al doilea ghid de funcționalitate este prezentată în cele ce urmează:
Așadar, am discutat punctual despre aspecte legate de configurarea datelor societății și definirea seriilor de documente. Acele aspecte despre care nu am discutat punctual în cadrul minighidului de funcționalitate care a explorat înregistrarea operațiunilor din perspectiva contabilității în partidă simplă. Episoadele din noua miniserie prezintă aspecte care nu au fost cuprinse în cadrul primului volum al seriei.
Nu uita! NextUP ERP rămâne partenerul loial al digitalizării afacerii tale prin integrarea la nivelul funcțiilor și sarcinilor sale a celor mai moderne funcționalități care permit optimizarea timpului de muncă și satisfacerea celor mai exigente nevoi informaționale ale diverselor categorii de utilizatori. Să rămâi în trendul modernității digitale nu mai este doar un moft al afacerilor moderne și a antreprenorilor implicați, acest aspect devine o necesitate a momentului, iar afacerile care nu se vor ralia exigențelor vor rămâne irelevante din punct de vedere tehnologic. Aplicația NextUP ERP oferă toate premisele de care trebuie să ții cont pentru ca afacerea ta să rămână relevantă din perspectiva cerințelor tot mai exigente de informare.
În episodu anterior, am punctat aspecte legate de meniul Nomeclatoare, raportat la noțiuni legate de Persoane, Agenți, Angajați, Adrese, Devize și Tichete. În cadrul acestuia, mai regăsim aspecte legate de Centre de cost, Informații adiționale și Definire acțiuni. Toate aceste aspecte au fost contrastate și pe parcursul primului volum al minighidului de funcționalitate.
Prin intermediul acestui material vom continua cel de-al doilea volum al minighidului de funcționalitate exemplificând alte aspecte importante din acest spectru.
Minighid de funcționalitate. Modulul Documente. Intrări
Printre cele mai uzuale operațiuni realizate în cadrul unei companii, sunt cele legate de intrarea în entitate a diverselor categorii de bunuri, în raport cu obiectul de activitate al acesteia. Operațiunea de intrare o regăsim în cadrul aplicației în meniul Documente.
Ca regulă generală cu privire la intrarea bunurilor în companie, însă de multe ori omisă în practica de afaceri, este legată de respectarea obiectului de activitate al companiilor raportat la achizițiile realizate în cadrul acesteia. Factura de cumpărare reflectă datoria companiei față de furnizorii cu care aceasta are relații comerciale, conform principiul entității contabile sau principiul gestionar.
Există două posibilități de introducere a facturii în cadrul aplicației, și anume cu NIR și fără NIR. Care este principala diferențiere dintre cele două? Nota de intrare-recepție se întocmește pentru produsele stocabile. De exemplu, dacă achiziționăm materii prime, materiale consumabile ori bunuri de natura obiectelor de inventar, vom genera NIR. Dacă achiziționăm însă servicii, indiferent de natura acestor, atunci nu vom genera nota de recepție. Factura de achiziție fără notă de recepție nu interferează în niciun punct cu stocurile, deci nu le afectează în mod direct. Dacă achiziționăm mai multe articole iar acestea trebuie repartizate pe depozite, atunci, pentru o singură factură de cumpărare avem posibilitatea de a genera mai multe note de recepție în așa fel încât bunurile respective să fie arondate fiecărui depozit în parte.
Compania Smart Business SRL achiziționează 10 kg de făină la un preț unitar de 7 lei/kg cu factura nr. 1 din data de 02.05.2026 de la partenerul DACIA SA. Vom introduce operațiunea în cadrul aplicației NextUP ERP.
Un prim aspect întâlnit la momentul definirii partenerul de la care achiziționăm materia primă este legat de preluarea datelor acestuia în mod automat prin introducerea codului fiscal.
Informațiile principale legate de partener sunt corelate la aspecte precum: date partener, financiar, persoane de contact, puncte de lucru, liste de preț, conturi bancare, setări și informații adiționale. Unele informații din cadrul acestor secțiuni sunt completate automat pe baza datelor preluate de la pe site-ul ANAF, iar altele pot să fie introduse de către utilizator.
Un aspect foarte important regăsit chiar în pagina de introducere a elementelor facturii este legat de posibilitatea importului documentului din RO e-factura. Posibilitatea de import automat a fișierelor aferente facturilor primite prin intermediul RO e-facturii este un aspect esențial pentru asigurarea maximizării gradului de conformitate a afacerii, pe fondul obligativității utilizării platformei pentru categorii vaste de utilizatori. Noi vom proceda la introducerea manuală a facturii în cadrul aplicației. Vom începe așadar cu crearea articolului.
După introducerea tuturor datelor tranzacției, factura este completă.
Documentul se va valida după acționarea butonului de recepție a materiilor prime achiziționate.
Din această fereastă se adaugă NIR nou cu elementele de identificare legate de: data, depozit, serie, număr, tip depozit și tip gestiune. Apoi, în secțiunea Detalii NIR se adaugă materia primă achiziționată prin intermediul facturii introduse deja. După introducerea datelor, NIR-ul este salvat și ulterior factura este validată.
După finalizarea introducerii facturii și validarea documentului, avem mai multe opțiuni, și anume: listare, notă contabilă , duplicare, document nou, bon de consum, plată casă, plată bancă, efecte, plată prin notă, decont trezorerie.
Prin acționarea butonului Listare, este generată nota de recepție și constatare de diferențe.
Verificarea corectitudinii notei contabile este esențială pentru transpunerea corectă a operațiunilor la nivelul Registrului Cartea Mare și ulterior la nivelul balanței de verificare. Astfel, nota contabilă pentru operațiunea de achiziție este reflectată în cele ce urmează:
Datoria poate fi achitată în două moduri: plata din casierie sau plata din contul bancar. Cel mai frecvent, la momentul actual, companiile lucrează cu instrumentele de plată fără numerar. Operațiunile de intrare ale unei companii sunt cele care se realizează cel mai frecvent în cadrul acestora. Cel mai adesea, la momentul actual facturile de intrare sunt importate din cadrul sistemului RO e-factura, aspect care oferă premisele automatizării facturării. Mai sus am realizat o scurtă exemplificare a operațiunilor de intrare
Va urma…
Referințe principale de informare – Aplicația NextUP ERP, versiunea 8.101.0.
