Digitalizarea business-ului pe care îl conduci nu mai este o opțiune. Pe fondul dezvoltării accelerate a tehnologiilor moderne, acest aspect intră în sfera celor obligatoriu de bifat pe parcursul experienței antreprenoriale. Chiar dacă trăim într-o lume ,,sufocată” de informații cu privire la necesitatea digitalizării, totuși, nu toate companiile urmează înde-aproape trendul schimbării. Peste tot auzim vehiculându-se importanța ralierii la trendul digitalizării. Cei mai mulți antreprenori însă nu dețin ,,arsenalul” necesar pentru a urma ,,moda” în materie de modernizare prin informatizare. Pentru ca acest aspect să fie cât mai palpabil, este necesar ca fiecare deținător de afacere să contracteze cele mai eficiente soluții digitale.
Pe parcursul celor 14 episoade de explorare a soft-ului NextUP – detalii aici – am conturat semnificația crescută a adoptării celor mai eficiente soluții de tip digital. Una dintre acele soluții este chiar softul explorat de noi în cadrul acestor episoade. Mai exact, am conturat maniera concretă de adresare a nevoilor antreprenorului modern. Sunt 14 popasuri care fac consistent trimitere la maniera de lucru a acestei aplicații de tip ERP. 14 puncte principale care pun temelia în ceea ce privește familiarizarea cu modul de lucru al unei aplicații complexe.
De la episodul de introducere, care vizează pătrunderea în universul funcționalității NextUP, până la cele de explorare efectivă a manierei de lucru în puncte cheie ale derulării activității organizaționale. Necesitatea conturării unui astfel de minighid de funcționalitate este conturată de nevoia factorilor decizionali ai companiei de a cunoaște un soft înaintea adoptării deciziei de implementare. Cu toții cunoaștem semnificația crescută a acestui moment în cadrul procesului organizațional. De momentul alegerii și implementării celui mai adecvat program de gestiune a datelor companiei depinde propulsarea indicatorilor de performanță ai afacerii spre niveluri ridicate.
După un parcurs complex legat de explorarea manierei de funcționare a unui soft de tip ERP, cum este NextUP, orice antreprenor este capabil să-și fundamenteze decizia de adoptare a acestuia la nivelul funcțiilor și sarcinilor organizaționale pe fundamente concrete. Așa cum menționam anterior, este vital să te familiarizezi cu aplicația care va deveni parte din afacerea ta, înaintea momentului implementării acesteia la nivelul companiei. De asemenea, un astfel de minighid de explorare, te va ajuta să înțelegi mecanismele de funcționare pentru a putea identifica nivelul de concordanță dintre maniera de lucru și tipul de activități derulate de tine.
Episodul de astăzi continuă problematica manierei de gestionare a raportărilor generate cu ajutorul NextUP ERP. Dacă episoadele anterioare au scos în lumină aspecte legate de Fișa de cont, Cartea Mare, Fișa de partener, Centralizator lună/jurnal, Jurnal de cumpărări, Jurnal de vânzări, Registru Jurnal, Registru de casă, Registru de bancă, Calcul profit.
Următorul raport face trimitere la Registrul jurnal de încasări și plăți. Așadar, propunem în cele ce urmează să explorăm maniera de conturare a acestui raport din sfera Contabilității.
Registrul Jurnal de încasări și plăți
Registrul Jurnal face parte din categoria documentelor contabile obligatorii. Materialele anterioare cuprind deja o descriere a acestui document. În acest context, este vorba despre registrul jurnal de încasări și plăți care include doar aspectele legate de aceste două tipuri de operațiuni realizate într-o anumită perioadă de referință. În general, acest document se întocmește de către persoanele fizice autorizate, fiind principalul document care atestă derularea activității economice, în regim de contabilitate în partidă simplă. Astfel, prin intermediul acestui soft poate fi gestionată și activitatea unei persoane fizice autorizate, care este obligată la organizarea contabilității în regim de partidă simplă.
Normele legislative care reglementează activitatea entităților care țin contabilitatea în partidă simplă sunt reglementate prin intermediul Ordinul nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă. Conform acestui act normativ, pentru a evidenția operațiunile în contabiltatea derulată în partidă simplă, se întocmesc 2 registre principale, și anume: Registru Jurnal de încasări și plăți și Registrul Inventar. Nu putem să evidențiem maniera de întocmire a acestui registru cu ajutorul NextUP fără să nu puntăm cele mai importante aspecte menționate prin intermediul actului normativ cu privire la maniera de întocmire a acestuia. Acestea sunt cuprinse de către reglementările contabile privind contabilitatea în partidă simplă, asociate Ordinului 170/2015.
Registrul-Jurnal de încasări și plăți este un document cu caracter obligatoriu întocmit de către o persoană fizică autorizată, care cuprinde, prezentarea în ordine cronologică a operațiunilor de încasări și plăți, efectuate prin conturi bancare, sau cu numerar. Înregistrarea acestor operațiuni se realizează cu o regularitate lunară, moment la care sunt și totalizate aceste valori.
Ce mai trebuie să cunoști despre acest document, este sintetizat în cele ce urmează:
Registrul jurnal de încasări și plăți se întocmește într-un singur exemplar, și cuprinde evidența distinctă a operațiunilor de încasări și plăți, funcție de tipul de operațiune efectuată;
Pentru completarea registrului, se ține cont atât de operațiunile de încasări și plăți efectuate în numerar cât și prin intermediul contului bancar:
La ce ne referim atunci când discutăm despre încasările consemnate prin intermediul Registrului de încasări și plăți? Dacă te întrebi care este spectrul încasărilor și plăților care pot fi înregistrate prin intermediul registrului jurnal de încasări și plăți, iată mai jos o imagine a operațiunilor valide din acest punct de vedere.
Dacă evidența operativă este organizată prin intermediul tehnicii de calcul, atunci fiecare operațiune economico-financiară trebuie să se înregistreze în ordine cronologică, în funcție de data efectuării operațiunii de încasare/plată.
Cerințele în ceea ce privește întocmirea acestuia sunt legate de frecvența anuală ori la cererea organelor de control.
Există de asemenea, o serie de elemente principale care sunt obligatoriu de conținut de către formularul registrului jurnal de încasări și plăți. Printre acestea se identifică: data efectuării operațiunii de încasare/plată, denumirea și numărul documentului justificativ care stă la baza efectuării încasării/plății, explicații privind natura operațiunii, rubrica de încasări efectuate în numerar/bancă, rubrica de plăți efectuate în numerar/bancă, culese din cadrul documentelor justificative. Acestea ar fi câteva dintre principalele elemente care definesc registrul jurnal de încasări și plăți. Acum că te-ai familiarizat cu aspectele conceptuale legate de acest document, prevăzute de către legislația în vigoare ce reglementează aspectele contabilității în partidă simplă, putem să facem tranziția spre elementele pragmatice, și anume, maniera în care aplicația NextUP conturează un astfel de raport.
Registrul Jurnal de încasări și plăți îl regăsim în meniul Rapoarte, Contabilitate.
Parametrii de customizare a Registrului Jurnal de încasări și plăți sunt legați de:
perioada (luna curentă, luna precedentă, ultimele 3 luni, ultimele 6 luni, ultimele 12 luni, anul curent, anul anterior, primul trimestru, al doilea trimestru, al treilea trimestru, al patrulea trimestru);
moneda (RON, EUR, USD);
jurnale (toate, parțial);
puncte de lucru (toate, parțial);
centre de cost (toate, parțial).
Dacă generăm registrul jurnal de încasări și plăți pentru luna februarie 2025, acesta va avea următoarea formă:
Varianta pregătită pentru listare deține următoarea formă:
Prin acționarea butonului Listă documente putem să vizualizăm documentele de încasări și plăți care au stat la baza completării registrului jurnal și asupra cărora dorim să realizăm anumite modificări.
În această manieră, vom vizualiza documentul selectat în cadrul listei complete a încasărilor și plăților efectuate pe parcursul unei perioade de referință.
Pentru realizarea diferitelor operațiuni de filtrare a datelor, acestea pot fi exportate în format Excel.
Astfel, registrul jurnal de încasări și plăți este un raport din sfera contabilității, care poate fi generat pe baza documentelor justificative înregistrate în cadrul evidenței operative a persoanei fizice autorizate. Cu ajutorul NextUP, conturarea acestui raport se realizează în manieră facilă, aplicația oferind și posibilitatea de a customiza raportul funcție de anumite preferințe dictate de nevoia informațională particularizată a utilizatorului.
Este bine să cunoaștem maniera de întocmire a acestui registru jurnal de încasări și plăți deoarece acest document deține rol central în ceea ce privește activitatea unui PFA. Conturarea lui în manieră informatizată cu un soft adaptat cerințelor de întocmire va spori gradul de acuratețe a datelor și va diminua necesarul de timp investit pentru pregătirea raportului.
Referințe principale de informare
– Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
– Ordin nr. 170 din 17 februarie 2015 pentru aprobarea reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, publicat în Monitorul Oficial nr. 139 din 24 februarie 2015.
