Într-o lume complet digitalizată, accentul principal este direcționat spre munca de tip calitativ. Dacă o pondere semnificativă a informațiilor administrative pot fi obținute la un click distanță, minimizându-se astfel considerabil timpul pentru prelucrarea datelor, focusul poate fi îndreptat spre sporirea gradului calitativ al rapoartelor companiei.
Episodul anterior – link – centrat spre tematica sintezelor evidențiază principalele aspecte legate de importanța informațiilor conturate în documentele de raportare. Una dintre modalitățile de comensurare a performanțelor unei aplicații de gestiune a datelor unei companii este legată indispensabil de capacitatea conturării celor mai relevante rapoarte, în vederea asistării eficiente a procesului de adoptare a deciziilor. Fie că discutăm despre raportare financiară ori cu caracter non-financiar, rolul contrastat de acestea este la fel de important pentru factorii decizionali ai companiilor.
Astfel, în materialul anterior am reflectat maniera de întocmire a 3 rapoarte din spectrul Contabilității, legate de: Registrul Cartea Mare, Fișa de Cont și Fișa de partener. Fiecare dintre acestea, fac parte integrantă a ceea ce reprezintă raportarea financiar-contabilă. Pe lângă cele 3 tipuri de rapoarte evidențiate, mai identificăm un număr de alte 11 situații care pot fi generate pe baza datelor introduse în cadrul evidenței primare a companiei.
Materialul de astăzi continuă seria minighidului de funcționalitate NextUP – detalii episoade aici – cu alte rapoarte din sfera financiar-contabilă a companiei. Precum menționam și în episodul anterior, acestea sunt de o importanță strategică pentru susținerea deciziilor manageriale a oricărei companii dar și pentru conturarea întregului proces financiar-contabil, fiind bază fundamentală pentru depunerea declarațiilor fiscale lunare, trimestriale sau anuale precum și pentru conturarea setului de situații financiare ale organizației. Odată cu automatizarea progresivă a procesului financiar-contabil, maniera de conturare a acestor rapoarte este facilitată. De asemenea, acestea devin piloni fundamentali în ceea ce privește susținerea deciziile manageriale.
Astăzi vom continua cu alte rapoarte din sfera financiar-contabilă, exemplificând maniera de conturare a fiecăruia în parte.
1. Centralizator luna/jurnal
Raportul Centralizator luna/jurnal cuprinde toate operațiunile înregistrate în jurnale (jurnal de cumpărare, jurnal de vânzare, registru de casă etc.) pe parcursul unei perioade de referință. Customizarea acestuia se realizează funcție de următorii parametrii delimitați în 3 secțiuni (perioada listare, filtrare și detaliere):
Intervalul de referință;
Moneda și jurnalul (jurnal de cumpărare, jurnal de vânzare, jurnal de bancă, jurnal de casă, operațiuni diverse, jurnal de închidere, sold inițial).
După predefinirea parametrilor de generare a raportului, acesta va afișa sinteza informațiilor solicitate. Raportul Centralizator luna/jurnal se regăsește în meniul Rapoarte, Contabilitate.
Perioada pentru care poate fi generat raportul poate fi setată la: luna curentă, luna precedentă, ultimele 3 luni, ultimele 6 luni, ultimele 12 luni, anul curent, anul anterior, primul trimestru, al doilea trimestru, al treilea trimestru și al patrulea trimestru. De asemenea, există posibilitatea filtrării de informații funcție de tipurile de operațiuni consemnate în jurnalul de cumpărare, jurnalul de vânzare, registrul de casă etc. Prin acționarea butonului Reîncarcă vor fi afișate datele solicitate.
Astfel, pentru perioada aferentă lunii martie, la nivelul tuturor jurnalelor vor fi afișate următoarele informații cuprinse de către raportul Centralizator lună/jurnal
Varianta în forma listată a raportului are următoarea formă:
2. Jurnal de cumpărare
Un alt raport cu semnificație asupra conturării imaginii achizițiilor efectuate de către companie într-un anumit interval de referință este reprezentat de jurnalul de cumpărare. Acest document stă la baza depunerii anumitor declarații fiscale, fiind oglinda activității companiei în ceea ce privește activitatea de achiziții a bunurilor și serviciilor. Customizarea acestuia presupune predefinirea unor serii de parametri funcție de care va fi contruit raportul. Aceștia se rezumă la:
Perioada de listare (de la…, până la…; sau perioada predefinită luna curentă, luna precedentă, ultimele 3 luni, ultimele 6 luni, ultimele 12 luni, anul curent, anul anterior, primul trimestru, al doilea trimestru, al treilea trimestru și al patrulea trimestru);
Filtrare (TVA la încasare-toate cu TVA neexigibil, din perioada selectată; deviza);
Parteneri (toate, parțial, informații adiționale);
Jurnale (toate, parțial);
Rezidența (toate, parțial).
Informațiile furnizate prin intermediul jurnalului de cumpărări pot fi organizate funcție de tipul partenerului, pentru a particulariza raportul după achizițiile corelate la un anumit furnizor.
Astfel, jurnalul de cumpărări generat ca urmare a particularizării funcție de parametrii doriți arată astfel:
Varianta listată a documentului deține următoarea formă:
Jurnalul pentru cumpărări stă la baza conturării Decontului de taxă pe valoare adăugată prin intermediul căruia este declarată taxa pe valoare adăugată de plată sau taxa pe valoare adăugată de recuperat. Documentul centralizează toate operațiunile consemnate în cadrul ferestrei Intrări sau Note contabile. Dacă varianta listată a documentului nu este cea dorită de către utilizator, atunci există posibilitatea exportului de date în format Excel.
3. Jurnal de vânzare
În oglindă cu jurnalul de cumpărare identificăm jurnalul de vânzare. Acesta reprezintă imaginea activității de livrare a bunurilor, prestare a serviciilor și executare a lucrărilor pe parcursul unei anumite perioade de referință. Asemenea jurnalului de cumpărare, jurnalul de vânzare stă la baza întocmirii declarației fiscale D300 Decontul privind taxa pe valoare adăugată
Jurnalul de vânzări se regăsește în cadrul meniului Rapoarte, Contabilitate .
Parametrii de customizare ai raportului sunt similari cu cei aferenți jurnalului pentru cumpărare, și anume, discutăm despre:
Perioada listare (de la…, până la…, sau perioada redefinită relaționată la sau perioada predefinită luna curentă, luna precedentă, ultimele 3 luni, ultimele 6 luni, ultimele 12 luni, anul curent, anul anterior, primul trimestru, al doilea trimestru, al treilea trimestru și al patrulea trimestru);
Filtrare (TVA la încasare-toate cu TVA neexigibil, din perioada selectată; deviza);
Parteneri (toate, parțial, informații adiționale);
Jurnale (toate, parțial).
După customizarea raportului conform preferințelor utilizatorului, acesta este generat prin acționarea butonului Reîncarcă.
Varianta pregătită pentru listare a raportului poate fi urmărită mai jos:
De asemenea, există și posibilitatea exportului de date în format Excel.
4. Registrul Jurnal
Registrul Jurnal face parte din primele 3 documente semnificative pentru definirea activității financiar-contabile a companiei. Acesta este un registru cu caracter obligatoriu în cadrul căruia se consemnează toate operațiunile economico-financiare efectuate de către entitate, în ordine cronologică.
Registrul jurnal este un raport din sfera contabilității care se întocmește cu o regularitate lunară prin înregistrarea în ordine cronologică a documentelor financiar-contabile în care sunt reflectate mișcări ale elementelor patrimoniale de activ, capitaluri proprii și datorii.
Registrul jurnal se regăsește în cadrul meniului Rapoarte, Contabilitate.
Astfel, parametrizarea Registrului Jurnal se realizează funcție de o serie de indicatori, dintre care:
Perioada de listare (de la…, până la…)-perioada minimă de listare este o zi;
Moneda, filtrare cont (debit, credit, debit sau credit)-dacă este aleasă moneda EUR, atunci vor fi afișate doar acele înregistrări introduse în moneda selectată;
Conturi (toate, parțial);
Jurnale (toate, parțial);
Utilizatori (toate, parțial).
După operațiunea de customizare a Registrului Jurnal conform preferințelor utilizatorului, acesta este generat prin intermediul butonului Reîncarcă. Exemplul concret privind afișarea raportului poate fi urmărit mai jos:
Varianta pregătită pentru listare a raportului poate fi vizualizată mai jos:
Dacă dorim ca raportul să oglindească doar operațiunile consemnate în cadrul Jurnalului de cumpărare, atunci vom realizare filtrarea funcție de acest tip de jurnal.
Astfel, Registrul Jurnal este conturat doar de informațiile consemnate în cadrul Jurnalului de cumpărare.
Iată așadar încă 4 tipuri de rapoarte din sfera contabilității care pot fi generate cu ușurință din cadrul aplicației NextUP. Particularitatea procesului de generare este legată și de posibilitatea customizării rapoartelor funcție de preferințele utilizatorului.
Una dintre diferențele principale identificate între un program clasic de gestiune a datelor unei companii și aplicația NextUP este legată de posibilitatea filtrării datelor cuprinse de către rapoartele generate. Este important să avem posibilitatea predefinirii tipurilor de informații pe care dorim să le conțină un anumit raport generat, pentru a răspunde într-o manieră cât mai eficientă deciziilor care se doresc a fi adoptate de către factorii decizionali ai companiei.
Referințe principale de informare
– Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
– Norme specifice din 5 noiembrie 2015 de utilizare a documentelor financiar-contabile (Anexa nr. 2). Ordin nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
