Minighid de funcționalitate NextUp. Episodul 14 – Prelucrări. Rapoarte contabile (Partea I)

Trăim realitatea unor vremuri în care suntem presați permanent de termene limită. În marea majoritate a cazurilor, aceste deadline-uri se rezumă la finalizarea și transmiterea unor rapoarte. Rapoarte legate evident de activitatea derulată de către o companie în spectrul financiar-contabil, producție, marketing ori alte domenii de interes major pentru aceasta. Scopul conturării acestor rapoarte este unul cât se poate de evident, cu utilitate remarcabilă și impact major: asistarea deciziilor manageriale. O pondere semnificativă în ceea ce privește generarea rapoartelor vine din sfera financiar-contabilă a companiei și de asemenea din activitatea de producție a companiei. Pentru a obține criteriul maxim de performanță în ceea ce privește conturarea rapoartelor, este esențial să utilizăm aplicații care să pună fundamentele în ceea ce privește generarea de rapoarte integrate, complexe.

Cel mai probabil ești suficient de familiarizat cu recomandarea noastră în ceea ce privește utilizarea unui soft de tip ERP. Aceasta este direcționată spre implementarea soluției informatizate NextUP. Acest soft nu mai are nevoie de nicio recomandare. Toate materialele noastre anterioare conturate sub forma unui minighid de funcționalitate pun bazele adoptării cu prioritate a acestui soft la nivelul proceselor de afaceri. Dacă încă nu ai reușit sa parcurgi materialele noastre explicative, te invităm să accesezi articolele postat anterior pe această temă. Acesta este cel mai bun indicator care te poate plasa spre drumul către ralierea la modernitate prin digitalizare.

Știm cu toții faptul că alegerea implementării unui soft de gestiune a datelor companiei are o serie de implicații și este guvernată de o mulțime de factori. Aceștia variază funcție de mai mulți parametrii ai companiei, dintre care, trebuie să recunoaștem, cel mai invocat de către organizații este bugetul. În acest sens, orice compania va aloca o anumită sumă de bani pentru achiziția și implementarea sistemelor informatice de gestiune a datelor companiei. Chiar dacă finanțele unei companii sunt atent drămuite, fiind unul dintre aspectele esențiale care permanent se situează sub lupa observației, achiziția unui soft de gestiune a datelor organizației este un element cu impact major asupra bunului mers al acesteia. De aceea, cele mai multe organizații aleg să investească inteligent prin alocarea resurselor financiare tot mai substanțiale în direcția achiziției și implementării unui soft performant de gestiune a datelor afacerii. Am dovedit, tacit, prin intermediul exemplificărilor realizate efectiv la nivelul aplicației NextUP, faptul că aceasta este una dintre alegerile smart în ceea ce privește tranziția spre un software modern.

Fiecare episod în parte a evidențiat, individual, precum și interdependent capacitatea aplicației în ceea ce privește reformarea activității afacerilor sub impactul sistemelor moderne. Pornind de la cel în care este marcat începutul traseului în explorarea software-lui și continuând cu cele care conturează efectiv funcționalitățile aplicației prin operarea efectivă a diverselor date în cadrul acesteia. Date care să acopere un spectru larg în ceea ce privește utilizarea acestui soft.

Astăzi, atenția noastră este direcționată spre raportare. În principal, vom contrasta aspecte arondate rapoartelor din Contabilitate. Acestea se regăsesc în cadrul meniului Rapoarte, Contabilitate.

Astfel, din categoria Rapoartelor de Contabilitate fac parte următoarele documente: Fișa de cont, Cartea Mare, Fișa de partener, Centralizator lună/jurnal, Jurnal Cumpărări, Jurnal Vânzări, Registru Jurnal, Registru de casă, Registru de bancă, Calcul profit, Registru de încasări și plăți, Restanțe terți, Declarații fiscale, Fișa operațiuni diverse. Vom analiza pe rând, maniera de prezentare a informațiilor în cadrul acestor rapoarte.

1. Fișa de cont

Fișa de cont este documentul care servește la ținerea contabilității analitice cu privire la conturi de furnizori, clienți, debitori și creditori. De asemenea, aceasta servește și la ținerea contabilității sintetice. Acest document se completează la începutul exercițiului financiar, pe baza soldurilor de la sfârșitul exercițiului financiar precedent. Completarea fișei de cont în cursul exercițiului financiar are loc pe baza documentelor justificative referitoare la operațiunile derulate. Fișele de cont stau la baza întocmirii balanței de verificare.

Pentru a genera acest document din cadrul aplicației NextUP, este nevoie să completăm următoarele date: perioada, intervalul de conturi și moneda.

Printre elementele principale regăsite în cadrul fișei de cont se identifică: cont, data, jurnal, tip document, nr. document, descriere, cont corespondent, suma debit, suma credit, D/C, sold, nr. înregistrare. După operațiunea de selectare a datelor generale cu privire la perioadă și conturi, se acționează butonul Reîncarcă.

Astfel, pentru contul 4111.01, în perioada martie 2025 sunt evidențiate următoarele operațiuni contabile surprinse prin intermediul fișei de cont. Aceasta reflectă în acest caz toate operațiunile în care apare consemnat contul 4111.01, operațiuni înregistrare ca urmare a operațiunii de vânzare și încasare. Fișa cuprinde în esență aspecte legate de operațiuni, rulajul perioadei și totalul rulajului perioadei.
Fișa de cont pentru contul de casierie reflectă toate încasările și plățile efectuate în cadrul intervalului de referință ales. Iată mai jos

Prin acționarea butonului Afișează, putem tipări fișa de cont. Varianta pregătită pentru listare cuprinde datele companiei, denumirea documentului și perioada pentru care acesta a fost generată, simbolul contului și numele acestuia, data aferentă operațiunii, jurnal, tip document, numărul documentului, descriere, suma debit, suma credit, sold și număr de înregistrare. Deosebirea dintre varianta afișată la ecran și cea generată pentru listare este redată de elementele de fond al documentului. Astfel varianta pregătită pentru listare îmbracă următoarea formă:

În această manieră putem să generăm fișa de cont pentru orice tip de cont. În general, în practica financiar-contabilă, acestea sunt utilizate pentru punctajul dintre parteneri dar și pentru realizarea anumitor verificări ca urmare a efectuării operațiunilor.

2. Cartea Mare

Cu ajutorul acestui document contabil sunt stabilite rulajele lunare și soldurile pentru conturile sintetice. Cartea Mare stă la baza verificării înregistrărilor efectuate, pe baza acestui document fiind întocmită balanța de verificare. Se completează pe baza documentelor justificative și se întocmește cu o regularitate lunară.
În cadrul aplicației NextUP, Cartea Mare se regăsește în meniul Rapoarte, Contabilitate.

Generarea registrului Carte Mare se realizează similar Fișei de Cont. Astfel, selectăm perioada de timp pentru care dorim afișarea documentului precum și intervalul de conturi. De asemenea, alegem moneda și opțiunile de generare a registrului, bifând sau debifând căsuțele în dreptul cărora apar mențiunile legate de solduri inițiale și rulaje, totaluri pe conturi corespondente.

Pentru generarea Registrului Cartea Mare, vom alege perioada lunii martie, iar pentru complexitatea fișei vom selecta intervalul de conturi de la clasa 1 la clasa 9 de conturi. Astfel, Registrul Cartea Mare va evidenția toate operațiunile realizate în perioada selectată la nivelul tuturor conturilor utilizate. Dacă dorim generarea registrului doar pentru un anumit cont, vom restricționa intervalul de conturi doar la respectivul cont sintetic sau analitic. Chiar dacă alegem ca perioadă de referință luna martie, vom regăsi și soldurile inițiale, precum și rulajele perioadelor precedente. Astfel, documentul afișat la ecran are următoarea formă:

De asemenea, forma listată a acestuia arată astfel:

De asemenea, pentru cele două documente prezentate, și anume Fișa de Cont și Cartea Mare există posibilitatea exportării datelor cuprinse în format Excel.

3. Fișa de partener

Documentul Fișa de partener surprinde toate modificările survenite în debitul și creditul conturilor de furnizori și de clienți ca urmare a operațiunilor derulate pe parcursul unei perioade de referință. Parametrii de constituire ai raportului sunt formați din:
 data generării fișei de partener (interval de la…, până la…);
 selectarea preferințelor de afișare (afișează explicații, ascunde efecte neîncasate/neplătite, grupare pe puncte de lucru partener, fără cumuli anteriori);
 funcția de filtrare a datelor care permite organizarea acestora pe parteneri, puncte de lucru parteneri, conturi și agenți.

Printre elementele principale cuprinse în cadrul Fișei de partener se numără: categorie, partener, agent, cont, punct de lucru, tip document, data, număr document, debit, credit, sold, D/C, număr de înregistrare și descriere.

Raportul Fișa de parteneri aduce informații cu privire la soldul inițial al partenerului, modificările survenite ca urmare a documentelor prelucrate, precum și soldul final al acestuia. Astfel, pentru fiecare partener în parte regăsim informații legate de elementele identificate mai sus. După acționarea butonului Reîncarcă, va fi afișată Fișa de partener.

Varianta în forma listată a Fișei de partener este următoarea:

Așadar, într-o lume dominată de raportare, indiferent de spectrul vizat, financiară sau non-financiară, accentul este pus pe calitatea informației. În acest sens, este important să utilizăm o aplicație de gestiune a datelor care să furnizeze un nivel ridicat în ceea ce privește acuratețea datelor generate prin intermediul rapoartelor. O categorie a raportării este cea care vizează datele financiar-contabile ale companiei. Prin intermediul softului NextUP am generat, pe baza datelor introduse în evidențele companiei, 3 rapoarte de importanță semnificativă pentru activitatea financiar-contabilă a firmelor, și anume: Registrul Cartea Mare, Fișa de cont și Fișa de partener.

Următoarele episoade vor reflecta maniera de conturare a altor rapoarte care pot fi generate prin intermediul aplicației analizate.

 Referințe principale de informare:

– Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
– Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.