Lumea softurilor integrate de tip ERP prezintă actualmente un grad de dominare ridicat în cadrul spațiului de afaceri din întreaga lume. Trendul modernității este trasat indiscutabil și de aceste programe de gestiune a datelor companiei. Una dintre aplicațiile care urmează îndeaproape direcția de evoluție a digitalizării moderne este reprezentată de NextUP ERP.
Aceasta asigură toate premisele pentru ca digitalizarea afacerilor să reprezinte o realitate, nu doar un deziderat al antreprenorului experimentat sau, dimpotrivă, inițiat. Pentru ca antreprenorii să-și fundamenteze corect decizia de adoptare a unui astfel de soft în cadrul companiilor este necesară conturarea unui traseu al aplicabilității aplicației. Noi am realizat pentru tine un minighid al funcționalității aplicației NextUP – click aici – tocmai cu scopul facilitării implementării la nivelul proceselor tale organizaționale a unui soft de tip ERP, cum este cel care se află în centrul materialelor noastre.
Astfel, de la materialul introductiv până la ultimul episod lansat în sfera minighidului de funcționalitate NextUP, noi am contribuit cu pași cerți la trasarea drumului spre ralierea în ceea ce privește modernitatea digitală a companiei tale. Precum am menționat anterior, de funcționalitățile programului NextUP se bucură un număr de peste 30 000 de useri, 3000 de afaceri a căror activitate este gestionată prin intermediul acestuia și peste 90 000 de salariați care își primesc lunar salariul ca urmare a gestiunii datelor de personal cu ajutorul acestui software.
Astfel, toate cele 10 popasuri bine definite cu privire la conturarea minighidului de funcționalitate NextUP au pus bazele explorării manierei de lucru a unui soft de tip ERP. Maniera de prezentare a informației cu privire la funcționalitățile programului pune toate bazele pentru ca informațiile prezentate anterior să contureze un manual de aplicabilitate NextUP, cu rol de ghidare a utilizatorului spre utilizarea adecvată a programului și asimilarea celor mai importante funcții ale acestuia. Opisul manualului de utilizare conturat până la momentul prezent prin intermediul materialelor noastre deține următoarea formă:
Popasurile din lumea explorării funcționalităților NextUP nu se termină aici. Cuprinsul manualului de utilizare continuă cu episodul 11 care evidențiază aspectele legate de aspectul Încasărilor și a Plăților efectuate ca urmare a tranzacțiilor derulate cu parteneri.
Digitalizarea continuă a tranzacțiilor unei companii deține implicații și asupra modului de înregistrare a operațiunilor de Încasări și Plăți. Ideea generală este legată de faptul că tendința în acest spectru este de minimizare a rolului instrumentelor de încasări și plăți fără numerar. Fenomenul se acutizează pe fondul apariției paradigmelor digitalizării fiscale, precum este RO e-factura de exemplu. Utilizatorii sistemului național RO e-factura își pun o serie de întrebări cu privire la modul în care noua paradigmă a digitalizării fiscale influențează efectuarea de încasări și plăți în prezența instrumentelor tradiționale. Vor dispărea aceste instrumente sau vor coexista alături de cele moderne? Cei mai mulți specialiști pledează pentru înlocuirea instrumentelor tradiționale de plată cu cele moderne, aspect plauzibil, dacă ne gândim la trendul evolutiv dictat de digitalizarea accelerată a companiilor.
Aspectele legate de încasări și plăți sunt regăsite în cadrul aplicației la secțiunea Culegere date/Încasări și Plăți.
Câmpurile din cadrul acestei subsecțiuni fac trimitere la aspecte legate de nr. înregistrare, tip înregistrare, data, număr, cod factura SAF-T, document stornat, suma, observații și persoana responsabilă pentru crearea documentului.
De asemenea, regăsim detalii linii document, cu referire directă la jurnal, număr document, post, moneda, valoare RON, explicație, cod partener, denumire partener, CIF/CNP partener, opțiune TVA, cod TVA, cod TVA SAFT, raportare cotă TVA.
Un prim mod de a înregistra încasările și plățile efectuate prin intermediul NextUP este reprezentat de finalul înregistrării operațiunii de cumpărare/vânzare. Astfel, după finalizarea operațiunii de înregistrare a cumpărării va fi afișată fereastra:
Aceasta face referire la cele 4 operațiuni posibile în continuare, și anume: vizualizarea notei contabile, efectuarea plății, listare și ieșire. Efectuarea plății se poate realiza fie în numerar, fie prin intermediul instrumentelor fără numerar.
Efectuarea plății datoriei prin intermediul instrumentelor de plată cu numerar se realizează prin acționarea butonului plata casa. În această manieră, se va deschide fereastra Încasări/Plăți, unde vom opera efectiv plata aferentă datoriei.
Astfel, plata prin casă a datoriei se realizează prin acționarea butonului Plata casa. Ulterior se deschide fereastra Încasări și Plăți, unde vom introduce toate detaliile operațiunii, și anume: aspecte legate de tipul operațiunii, moneda, curs, cont contabil, numărul și data documentului, tip jurnal, cod post, nume post, valoare, explicație, partener, elementele de identificare ale partenerului, opțiunea TVA, cota TVA, cod TVA SAFT etc.
Astfel, se populează câmpurile libere cu toate datele aferente operațiunii. Ca elemente distinctive, se remarcă cele legate de codificarea operațiunii cu codul SAFT (301101), și atribuirea acesteia unui centru de cost (grupa A și grupa B).
Ulterior se salvează operațiunea, datoria respectivă figurând ca achitată în cadrul sistemului.
Un alt element de diferențialitate este redat de aspectul generării TVA-ului la încasare pentru documentul de plată introdus. Astfel, în partea stânga jos a documentului regăsim butonașul pentru Generare TVA la încasare. Prin acțiunea acestuia se deschide fereastra care face trimitere la Detalii TVA. Astfel se va deschide fereastra cu privire la Generare TVA la încasare
O altă modalitate de plată este prin intermediul contului bancar. Astfel, se selectează plata prin bancă. Diferența principală este redată la selectarea metodei de plată, care în acest context, se selectează ca fiind realizată prin bancă. Operațiunea este transpusă în jurnalul de bancă.
Nota contabilă generată ca urmare a realizării plății prin intermediul contului bancar este:
O altă modalitate de a realiza operațiunea de Încasări/Plăți se efectuează din meniul Culegere date/Încasări, Plăți. Astfel, încasarea creanței se realizează astfel:
Operațiunile legate de încasări și plăți pot fi vizualizate în cadrul ferestrei Detalii note contabile.
Operarea corectă a operațiunilor de încasări/plăți este un aspect fundamental din perspectiva implicațiilor generate asupra registrului de casă precum și a jurnalului de bancă.
Dacă operațiunile privind încasările/plăți nu sunt înregistrate corect, atunci informațiile cuprinse de către cele două documente de evidență primară nu reflectă imaginea fidelă a patrimoniului entității.
Este important să înregistrăm încasarea/plata în cadrul jurnalul de care aceasta este legată. Dacă avem chitanță privind plata datoriei, aceasta să fie înregistrată prin intermediul contului 5311.
Dacă avem un ordin de plată, contarea se realizează prin contul 5121. De aceea, este indicat să tratăm cu maximă responsabilitate problematica, având în vedere impactul asupra întocmirii corecte a documentației financiar-contabile și implicațiile asupra oglindirii imaginii fidele privitor la poziția financiară și performanța financiară a entității.
– Referințe principale de informare – Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
