Registrul de evidenta a salariatilor in format electronic (ReviSal)

In Romania, au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul în format electronic angajatorii, persoane fizice sau juridice, astfel cum sunt definiţi la art. 14 alin. (1) din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii- link, cu modificările şi completările ulterioare. Nu au obligaţia înfiinţării registrului în format electronic angajatorii menţionaţi la art. 2 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 161/2006.

Entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor – sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru, alte sedii secundare ale angajatorilor – au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite registrul în format electronic dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:
– au primit delegare de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
– au primit delegare de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic.

Registrul în format electronic se completează în ordinea încheierii, modificării sau încetării contractelor individuale de muncă. Registrul în format electronic se înfiinţează şi se completează de către angajatori cu ajutorul aplicaţiei informatice distribuită gratuit de către Inspecţia Muncii sau cu ajutorul aplicaţiilor informatice proprii ale angajatorilor.
Completarea registrului electronic prin utilizarea aplicaţiei pusă la dispoziţie de către Inspecţia Muncii se face în conformitate cu instrucţiunile de utilizare obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii (www.inspectiamuncii.ro) sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

În cazul în care, pentru înfiinţarea şi completarea registrului, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaţiei informatice pusă la
dispoziţie de către Inspecţia Muncii. Structura şi formatul de fişier aferent registrului în format electronic care trebuie transmis la inspectoratul teritorial de muncă, în cazul angajatorilor care utilizează aplicaţii informatice proprii, se pune la dispoziţie de către Inspecţia Muncii. Specificaţiile tehnice ale fişierului pot fi obţinute si de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă.

Registrul în format electronic se transmite la inspectoratul teritorial de muncă prin una din modalităţile prevăzute la art. 3 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 161/2006 şi în conformitate cu procedura stabilită şi instrucţiunile de utilizare a aplicaţiilor.

Termenele de transmitere a registrului în format electronic sunt următoarele:
– 20 de zile de la data încheierii primului contract individual de muncă, pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 nu au salariaţi. În această situaţie se regăsesc angajatorii care nu au avut salariaţi până la data de 31 decembrie 2006, precum şi angajatorii care au avut salariaţi dar ale căror contracte individuale de muncă au încetat anterior datei de
31 decembrie 2006, inclusiv.
– 30 de zile de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 161/2006, pentru angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au salariaţi. În această situaţie se regăsesc angajatorii care la data de 31 decembrie 2006 au în vigoare cel puţin un contract individual de muncă, indiferent dacă acesta este suspendat sau nu.
– 5 zile de la data la care au intervenit modificări ale elementelor prevăzute la art. 3 alin. (2) din Hotărârea Guvernului nr. 161/2006.

Registrul în format electronic, completat pe baza aplicaţiei informatice proprii sau distribuită de către Inspectia Muncii, se transmite la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui raza teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, după caz. Entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor au obligaţia de a transmite registrul în format electronic la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială acestea îşi desfăşoară activitatea.

Registrul în format electronic se transmite prin una din următoarele modalităţi:
– transmitere on-line prin intermediul portalului http://itmonline.inspectiamuncii.ro pus la dispoziţie de către Inspecţia
Muncii;
– transmitere prin e-mail pe bază de semnătură electronică;
– depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic.

Transmiterea on-line se face după solicitarea şi obţinerea de către angajator a activării accesului la portalul Inspecţiei Munci http://itmonline.inspectiamuncii.ro şi obţinerea „numelui de utilizator” si a „parolei”. Activarea accesului şi obţinerea „numelui de utilizator” şi a „parolei” se face la sediul inspectoratului teritorial de muncă, în a cărui rază teritorială angajatorul îşi are sediul sau domiciliul, în baza unei împuterniciri semnată şi ştampilată de reprezentatul legal al angajatorului – link model, însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare sau o copie a actului de identitate, după caz.

Activarea accesului şi obţinerea „numelui de utilizator” şi a „parolei” pentru entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor se face la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială acestea îşi desfăşoară activitatea, în baza unei împuterniciri semnată şi ştampilată de reprezentantul legal al entităţii fără personalitate juridică, însoţită de o copie a următoarelor documente:
– delegarea de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
– delegarea de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic;
– certificatul de înmatriculare al angajatorului;
– certificatul fiscal al entităţii fără personalitate juridică.

Modelul de împuternicire poate fi obţinut de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii (www.inspectiamuncii.ro) sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de muncă. La solicitarea activării contului de acces angajatorul poate opta pentru atribuirea aceloraşi „nume utilizator” şi „parolă” atât pentru depunerea on-line a declaraţiilor fiscale privind stabilirea comisionului datorat, cât şi pentru transmiterea on-line a registrului în format electronic. Această opţiune se va face în momentul solicitării activării accesului pentru depunerea/transmiterea on-line.

Angajatorii care deţin semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat, pot depune registrul în format electronic la adresa de e-mail pusă la dispoziţie de Inspecţia Muncii. Modalitatea de trimitere prin e-mail şi adresa de e-mail pot fi obţinute de pe pagina de internet a Inspecţiei Muncii.

Transmiterea registrului prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă se face în format electronic pe suport CD, discheta 3,5 inch/ 1,44 MB, sau medii de stocare USB cu sistem de fişiere FAT/FAT32. Registrul în format electronic, însoţit de o adresă de înaintare semnată şi ştampilată de către reprezentantul legal, se depune după cum urmează:
– la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială persoanele fizice sau juridice îşi au domiciliul, respectiv sediul;
– la sediul inspectoratului teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi desfăşoară activitatea entităţile fără personalitate juridică.
– Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului în format electronic, adresa de înaintare este însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare – în cazul angajatorului persoană juridică, respectiv o copie a actului de identitate – în cazul angajatorului persoană fizică.
– Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de muncă a registrului în format electronic de către entităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor, adresa de înaintare este însoţită de o copie a următoarelor documente:
a. delegarea de competenţă pentru încadrarea personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă;
b. delegare de competenţă pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic;
c. certificatul de înmatriculare al angajatorului;
d. certificatul fiscal al entităţii fără personalitate juridică.

În cazul modificării elementelor de identificare ale angajatorului sau ale entităţilor fără personalitate juridică ale acestuia, depunerea ulterioară a registrului în format electronic trebuie însoţită de o copie care să ateste efectuarea acestor modificări. Completarea eronată a registrului în format electronic sau a datelor de identificare ale angajatorului dă dreptul inspectoratului teritorial de muncă de a refuza înregistrarea acestuia.

Articolul a fost elaborat pe baza informatiilor din legislatia in domeniu.